Referat Fra Ordinær Kreds bestyrelsesmøde 31. januar 2019

Referat Fra Ordinær Kredsbestyrelses møde 31. januar 2019, kl. 19.00 – Hovedstaden Midt, Kreds 4 
 
Sted: Kredskontoret 
Indkaldt af: Kredsformanden, Tom Atkins 
Referat af:  Tom Atkins 
Deltagere:       Næstformand Karsten Hansen, kasserer Anne Cameron, bestyrelsesmedlem Erik Hansen 
 
Uden afbud: Henrik Aksel Hansen 
 
Dagsorden: 
1. Velkomst med kredsformanden 
2. Lave årsplan for møder i 2019 
3. Planlægge repræsentant skabs mødet torsdag den 25. april 2019  
4. Nye vedtægter for kredsen pr. 1. januar 2019 
5. Hvordan fordeler vi opgaverne fremover, herunder kontor vagterne  
6. Forventninger til kredsbestyrelsen i 2019, herunder fremsøge til kontortid den sidste torsdag hver måned, dog ikke månederne juli, august og december.  
7. Hvordan ser kredsens økonomi ud i dag v/Anne Cameron 
8. Beslutning om overgang til Winkas Pro i stedet for Winkas Air 
9. Eventuelt. Input fra kredsbestyrelsen  
 
 
Referat: 
1. Kredsformanden bød velkommen til årets første bestyrelsesmøde, samt første kontor tid i 2019. 
2. Kontortider 2019: 
Kredsbestyrelsen besluttede at have kontor tid 2 gange om måneden. Det bliver torsdage i ulige uger og åbningstiden er mellem 18:30 – 19:30 
Kredsbestyrelsen besluttede i samme forbindelse at kredskontoret holder lukket i månederne juli, december og januar måned. 
  
Vurderingskurser: 
Der planlægges at blive afholdt vurderingskursus lørdag den 13. april 2019 fra kl. 9-16 og 11. maj 2019 fra kl. 9-16.  
Som oplæg til jer foreninger, om vurderingskurser kan i overveje om vi skal ændre kurserne fra hel dags kurser og til kursus på 2 aftner i tidsrummet fra kl. 18:00 – 21:00 i stedet for. Så kunne det blive 2 torsdage med en uges mellem rum, men kom med jeres ideer? 
Infomøde: 
Informationsmøde for bestyrelser i Hovedstaden Midt om regler for vurderinger (det er ikke vurderingsreglerne vi gennemgår), som er gældende for alle foreninger inden en have sættes til salg eller der foretages en vurdering i 2019, dette møde afholdes torsdag den 14. marts 2019 kl. 18:30 
Fælles møde for alle vurderings folk i Hovedstaden Midt 
Som tidligere år, indkaldes til informationsmøde for vurderingsfolk i Hovedstaden Midt til torsdag den 28. februar 2019 kl. 18:30 – 21:00 – Her gennemgår vi de nye vurderingsregler for 2019, samt kigger lidt ind i vurderingssystemet. Desuden gennemgår vi kredsens vejledende prisliste for 2019. 
Kredsbestyrelsesmøde 
Kredsbestyrelsen holder møde tirsdag den 23. april 2019, så kredsbestyrelsen har fælles fodslag i forhold til HB-mødet den 26. april 2019, samt endelig planlægning af RP-mødet den 25. april 2019 
Repræsentantskabsmøde: 
Årets repræsentantskabsmøde i Hovedstaden Midt afholdes torsdag den 25. april 2019 Kl. 19:00 – der vil være en let forplejning fra kl. 18:00 
4. Vedtægter for 2019 
Kredsformanden fremlagde et oplæg til ændringer af de røde krydser fra den vedtagne kredsvedtægt, fra kongressen september 2018. Kredsformanden forelægger de små ændringer i teksten for Kolonihaveforbundets jurist, inden de sendes ud til medlemsforeningerne. 
5. Fordeling af opgaverne i kredsen 
Bestyrelsen besluttede at indkøbe et kredsstempel, som kan benyttes af kredsbestyrelsen, når kredsbestyrelsen skal godkende bygge tegninger for foreningerne. 
Kredsbestyrelsen besluttede også at opgaven med kredsens ankevurderinger fremover skal sendes til bestyrelsesmedlem Erik Hansen, som fremtidig arbejdsopgave. Eriks mail er erik.palle.hansen@gmail.com 
6. Forventninger til kredsbestyrelsen 19 
Kredsformanden fortalte, at han forventede at alle mødte frem til indkaldte kredsbestyrelsesmøder, eller som det mindste meldte afbud i god tid til mødet. 
7. Kredsens økonomi efter 2018 
Anne Cameron oplyste at hun arbejder med at på kredsens regnskab på plads, men det er en udfordring med Winkas Air, og derfor har Anne indledt snakke med Winkas om en overgang til Winkas Pro. Men vi kan sige at kredsen i 2018, kommer ud med et overskud.  
8. Overgang til Winkas Pro 
Er sat i værk, og 2019 bruges til overflytning af data. 
9. Eventuelt 
I regi af Kolonihaveforbundets deltager kredsformanden i et forum om Fingerplanen 2019, og Hovedstaden mod 2030. Når der foreligger noget mere konkret om dette indkaldes til informationsmøde.

Kolonihaveforbundets hjemmeside

Rammer for juridisk rådgivning i Kolonihaveforbundet

 

Frederikssundsvej 304 A ∙ DK-2700 Brønshøj ∙ Tlf. 38 28 87 50 ∙ www.kolonihave.dk ∙ info@kolonihave.dk ∙ CVR 1615 4628 Medlem af Det europæiske kolonihaveforbund og Nordisk Kolonihavesammenslutning

Bilag: K

Kolonihaveforbundet

Brønshøj september 2014

Rammer for juridisk rådgivning i Kolonihaveforbundet

I forbindelse med Forbundets ansættelse af en fuldtids-jurist har der været anledning til at se på rammerne for Forbundets juridiske rådgivning.

Hvem kan få juridisk rådgivning

Alle medlemmer har ret til juridisk rådgivning – det vil sige både kredse, bestyrelser og menige medlemmer.

Snitflader til kredsene

I kredsvedtægten er det anført, at kredsbestyrelsen på egen hånd varetager en række opgaver, herunder

- hjælper foreningerne med at bilægge evt. stridigheder mellem foreningernes bestyrelse og disse medlemmer eller mellem foreningerne

- besvarer generelle henvendelser vedr. betingelser gældende for haver i kredsen

Derfor vil Forbundet i disse tilfælde i første omgang henvise til Kredsen.

Hvad henvender de forskellige medlemmer sig typisk om

1. Rådgivning vedr. reglerne for påtaler

2. Rådgivning vedr. reglerne for eksklusion

3. Rådgivning vedr. reglerne for vurdering

4. Rådgivning vedr. regler i kontrakter, byggeregler, deklarationer, lokalplaner mv.

5. Rådgivning vedr. kontakt med offentlige myndigheder (kloakering mv.)

6. Konflikter mellem bestyrelsesmedlemmer

7. Konflikter mellem 2 eller flere havelejere

8. Konflikter mellem en havelejer og bestyrelsen

9. Konflikter mellem kredsen og en forening

Hvad rådgiver Forbundet om

Forbundets juridiske rådgivning handler om tilvejebringelse af regler eller forståelse af reglerne.

Der er ingen tvivl om at Forbundets juridiske rådgivning altid omfatter punkterne 1-5.

Der hvor der er tvivl om rammerne for den juridiske vejledning er i de tilfælde, hvor der er konflikter mellem parterne.

Den juridiske rådgivning har ikke til formål at være "dommer" mellem parterne, men neutralt at forklare, hvilke regler der gælder i den situation, som parterne står i. I nogle tilfælde kan Forbundet ikke afgøre, hvilke regler der gælder uden at kende fakta i sagen. I disse tilfælde rådgiver Forbundet ikke, uden at alle parter har været hørt om sagens fakta.

Forbundet rådgiver i konflikttilfælde på følgende måde:

1. Konflikter havelejere imellem – Her henviser Forbundet til formanden/bestyrelsen i egen forening, som skal tage stilling i konflikten

2. Konflikter mellem en havelejer og en formand/bestyrelsen - Her henviser Forbundet til kredsen. Hvis formanden/medlemmet har talt med Kredsen eller af forskellige årsager ikke vil tale med Kredsen, eller Kredsen er lukket, så rådgiver Forbundet.

3. Konflikter mellem to bestyrelsesmedlemmer – Her henviser Forbundet til Kredsen

4. Konflikter mellem kredsen og en forening – Her rådgiver Forbundet

Hvis der er tale om klar jura, så svares der umiddelbart. Hvis der er tale om uklar fakta, så betragter Forbundet medlemmets "historie" som et partsindlæg, og der bliver ikke taget rådgivet om noget, uden at foreningens bestyrelse har været hørt.

I tilfælde hvor det er bestyrelsen/formanden, der håndterer en sag forkert, så taler Forbundet med formanden/bestyrelsen om, hvordan sagen bedst muligt rettes op og håndteres på en anden måde. Hvis bestyrelsen selv skriver til medlemmet, får medlemmet et kort svar fra Forbundet om, at Forbundet ikke foretager sig yderligere i sagen.

Hvordan foregår den juridiske rådgivning

Rådgivningen foregår typisk på mail eller telefonisk. Det har været overvejet om Forbundet skulle stille krav om, at alle henvendelser, der kræver et juridisk svar skal indsendes skriftligt og besvares skriftligt. Dette er dog ikke hensigtsmæssigt efter Forbundets opfattelse, da det dels vil være meget tidskrævende, da langt de fleste spørgsmål er af simpel karakter, og dels er vores medlemmer ikke altid gearede til skriftlighed.

Forbundet er klar over, at telefonisk rådgivning i mange tilføre kan medføre, at et medlem gengiver Forbundets rådgivning forkert, men i tvivlstilfælde er bestyrelsen altid velkommen til at spørge Forbundet, hvad der er blevet sagt i den konkrete sag.