Retningslinjer for Gangudvalget

Formål med gangudvalget

  • Gangudvalget har til opgave at sikre, at de gældende regelsæt, jf. vedtægter & ordensregler, vedrørende vedligeholdelse, og orden af grunden efterleves af alle medlemmer i HF Samvirke (HF Samvirkes vedtægter § 6 og § 7)

Hensigt

  • At skabe gensynlighed, og tydelighed
  • Ens vilkår for alle
  • At bevare traditioner, klarlægge traditioner og skabe nye traditioner
  • At gøre op med myter, fortællinger, og forståelser

 

Medlemmer

  • Bestyrelsen udpeger 2 Bestyrelsesmedlemmer som varetager opgaven. Ansvaret er gældende i en 1 årig periode efter seneste Generalforsamling.
  • Gangudvalgets medlemmer meddeles på HF Samvirkes opslagstavle

    

     Ansvar og beføjelser

  • Gangudvalget er repræsentant for Bestyrelsen, som ved valg på Generalforsamlingen er forpligtiget og bemyndiget til, at føre tilsyn med at beslutninger, ordensregler og vedtægter overholdes. (HF Samvirkes vedtægter §6)
  • Gangudvalgets er forpligtiget til status på sin opgaver ved Bestyrelsesmøder, og har udelukkende beføjelser til, at følge og sikre eksisterende regelsæt. Fravigelser herfra skal forelægges bestyrelsen til drøftelse og godkendelse
  • Det enkelte havelod er forpligtiget til at holde sig orienteret om eksisterende krav og regelsæt, herunder eventuelle henstillinger fra Gang Udvalget.

 

Undtagelser

  • Gangudvalgets opgave er undtaget bygningernes beskaffenhed, og øvrige bygnings-

       mæssige forhold med mindre disse åbenlyst er skæmmende for havens stand

                                                                                  (HF Samvirke vedtægter § 7)

Hyppighed

  • Gangudvalget runderer HF Samvirke minimum 3 gange årligt pr. sæsonen.

 

Offentliggørelse

  • Gangudvalget meddeler på Foreningens opslagstavler, hvilke uge der runderes. Der tilstræbes at give varsel minimum 2 uger før.

 

Funktion

  • Gangudvalget fører inspektion med samtlige havelod i HF Samvirke jf. ordensregler & vedtægter. Der vurderes:
    1. Vedligeholdelse af skel mod fællesarealer, og mod nabo ift. beplantning, græsser, hæk, ukrudt, træer og buske.
    2. Generel vedligeholdelse af haven ift. beplantning, beskæringer, ukrudt, græs,oprydning mv.
    3. Skæmmende manglende oprydning mod fælles arealer eller nabo skel
    4. Misrøgtet vedligeholdelse af haveloddets generelle tilstand
    5. Manglende postkasse og havelåge

 

  • Gang Udvalget er forpligtiget til, at udarbejde en fuldstændig oversigt over HF Samvirkes haver, og tydeligt at anfører påmindelser, påtaler, advarsler og sanktioner med havenummer, dato, tidsfrister, eventuelle indsigelser samt præcis hvilke forhold der skal bringes i orden.
  • Gang Udvalget er forpligtiget til, at indfører eventuelle aftaler, og dispensationer i HF Samvirkes arkiver med angivelse af dato, tidsfrister, og præcisering af årsager & overtrædelser

 

 

 

Procedure

  • Finder Gangudvalget anledning til påtale af forholdene i haveloddet, afleveres en påmindelse med påtegning af kritisable forhold, der skal bringes i orden inden næste inspektion
  • I særlig tilfælde kan der anføres en kortere tidsfrist
  • Skulle forholdene mod forventning ikke være bragt i orden ved 2 inspektion gives en påtale, og en tidsfrist til at bringe påpegede forhold i orden
  • Ved 3 inspektion gives en advarsel, og mulige sanktioner anføres såfremt forholdene ikke bringes i orden indenfor en specifik tidsramme
  • 4 inspektion finder sted umiddelbart efter tidsfristens udløb. Såfremt forholdene fortsat ikke er bragt i orden, drøftes sagen særskilt i den samlede Bestyrelsen med henblik på konkret sanktion.
  • Haveloddet informeres om konkret sanktion, og tidsfrist, der vil blive iværksat, og indsigelsesfrist
  • Er forholdet ikke bragt i orden herefter iværksættes sanktion umiddelbart

 

Gentagelses sager

  • Såfremt et havelod gentagende ikke overholder HF Samvirke regelsæt, således at det giver anledning til påtaler, drøftes sagen i Bestyrelsen
  • Der kan være anledning til, at procedure ikke holdes, hvis forholdene skønnes at berettige til øjeblikkelige sanktioner
  • I dette tilfælde træffer Bestyrelsen beslutning om sanktion, og haveloddet indkaldes til en personlig samtale, hvor sanktionen præsenteres. Såfremt haveloddet ønsker at undgå sanktion, træffes aftale om et kortere tidsrum hvorefter forholdene skal være bragt i orden
  • Sker dette ikke, iværksættes besluttede sanktion umiddelbart, hvilket meddeles haveloddet

 

Sanktioner

  • Gang Udvalget træffer ikke selvstændige beslutninger om sanktioner
  • Sanktioner af et havelod udøves af Bestyrelsen
  • Hver enkel sag vurderes specifikt
  • I og med Gang Udvalgets ansvarsområde primært vedrører haveloddernes vedligeholdelse af de grønne områder vil sanktionerne hovedsageligt være rettet her imod
  • Sanktionerne skal have en karakter der tilstræber, at haveloddet lever op til HF Samvirkes regler og standarder
  • Sanktioner skal udelukkende rette sig imod forhold der har givet anmærkninger
  • Sanktioner kan være at ansættelse professionelle fagfolk, der for haveloddet regning, udbedre påtalte forhold.
  • Dette vil typisk være gartnere, og renholdning personale
  • Bestyrelsen påtager sig ikke ansvar for, at finde billigst mulig løsning, men prioriter at forholdene skal bringes i orden indenfor en kort tidsramme
  • Regning vil blive fremsendt til haveloddet sammen med førstkommende almindelig haveleje opkrævning
  • Sanktioner kan i særlige eller gentagende tilfælde, afstedkomme foranstaltninger med henblik på ophævelse af udlejningen

 

 

Dispensationer

  • Såfremt et havelod er overtaget eller købt i indeværende sæson dispenseres der fra opfyldelse af krav frem til næste sæson.
  • Såfremt der er væsentlige årsager til et havelod tilstand ikke opfylder eksisterende kriterier, eksempelvis sygdom, underrettes Bestyrelsen med henblik på dispensation. Denne udsendes maksimum for 1 sæson, og beror på et individuelt skøn.
  • Såfremt øvrige forhold nødvendiggører dispensation underrettes Bestyrelsen med henblik på dispensation. Denne gives maksimum for 1 sæson, og beror på et individuelt skøn
  • Gangudvalget kan ikke udstede dispensationer, idet dette anses som et Bestyrelsesansvar

 

Indsigelser

  • Såfremt et havelod ikke er enig i Gang Udvalget vurdering, og beslutning gøres der indsigelse indenfor 8 dage
  • Indsigelsen skal være skriftlig og begrundet
  • Indsigelsen kan sendes pr mail til Bestyrelsen eller Gang Udvalgets repræsentanter. Der er også mulighed for, at aflevere indsigelsen i HF Samvirkes kontortid eller i kontorets brevkasse

FAQ

Hvorfor skal der være retningslinjer for Gang Udvalget?

Gang Udvalget har eksisteret i en lang årrække. De er Generalforsamlingens og Bestyrelsens repræsentanter, der sikre at de standarder, der er besluttet, og udmøntet i vores vedtægter & ordensregler, overholdes. Over tid er der opstået myter og praksisser, men ingen VED helt præcist hvilke retningslinjer Gang Udvalget følger, og hvilke forventninger, eller sanktioner, der kan iværksættes.  Retningslinjerne skal skabe tydelighed for os alle.

Hvor alvorligt er retningslinjerne ment?

De er lavet for, at det bliver ens for alle, og alle ved hvad der gælder, så tilfældigheder bliver minimeret. Retningslinjerne udspringer af vores regler, som kan forandres hvis Generalforsamlingen beslutter det.

Hvad hvis jeg er uenig med Gang Udvalgets vurdering?

Så har du ret til at gøre indsigelse. Så vil den samlede Bestyrelse vurderer Gang Udvalgets skøn af din haves tilstand. Ikke alt kan måles og vejes, og Gang Udvalget bliver derfor nødt til at bruge skøn i nogle tilfælde. Hvis du mener, at deres skøn er forkert, brug din ret til indsigelse, og få en bredere personkreds (Bestyrelsen) til at skønne.

Hvem får at vide, at jeg har fået en påmindelse?

Gang Udvalget er en del af Bestyrelsen, og underlagt fortrolighed om personlige forhold.

Hvad, hvis jeg ikke er tilfreds med Gang Udvalgets vurdering af min nabos standard?

Så skal du klage til Bestyrelsen. Det kan ske skriftligt på mail og brev, eller du kan henvende dig på kontoret. Det er nødvendigt, at Bestyrelsen får en formel indsigelse eller klage, førend vi kan handle.

Hvad er min ret og pligt?

Din pligt er at overholde gældende regelsæt, og holde dig orienteret om ændringer samt eventuelle henstillinger. Du har ret til, at søge dispensation for reglerne, og gøre indsigelse eller søge reglerne ændret på Generalforsamlingen

Må Gang Udvalget komme ind på min grund?

Ja, det må de gerne. Du er varslet ved opslag. Hvis Gang Udvalget kommer på andre tidspunkter skal du varsles. Gang Udvalget SKAL udvise hensyn og respekt for dit privatliv. De skal tilkendegive deres tilstedeværelse på dit havelod, men har ret til at træde ind, også hvis du ikke er hjemme.  Gang Udvalgets opgave på din grund er UDELUKKENDE at tilse skel til naboer, og haveloddets generelle beskaffenhed. De har derfor IKKE bemyndigelse til at gå ind i dit hus, eller på anden måde foretage skøn af dit hus tilstand eller forholde sig til andre bygningsmæssige forhold. Du har ret til at indgive indsigelse til Bestyrelsen hvis du oplever retningslinjerne overtrådt.

Hvad er ukrudt?

Der kan være delte meninger om hvad der er ukrudt. Retningslinjerne tager udgangspunkt i den gængse forståelse af begrebet ukrudt, som nævnes i havebøgerne

Hvad er en hæk?

En hæk er et levende hegn. Altså er plankeværker, porte, net, skydedøre o.s.v. IKKE lovlige, hverken mod fællesområder eller naboskel. Hvis der er særlige forhold der gør sig gældende, kan du søge om tilladelse.

Vores regler definerer en hæk, som liguster, bøg eller lignende. Gang Udvalget vil skønne, hvornår begrebet” lignende” er gældende.

Hvor høj må hækken være?

Vi har en beslutning om, at hækken maksimalt må være1,80 meteri højden. Bredden er fri J

Skal jeg klippe hæk?

Ja, det skal du to gange om året. Undtagelsen er, hvis du har nyplantet hæk, der endnu ikke bør klippes.

Hvem skal rense for ukrudt inde i hækken ved skel?

Det skal du, og din nabo. I er begge forpligtigelse til at rydde så langt ind, som I kan nå. I yderste instans kan man sige, at I skal rense, hver jeres halvdel ind mod haveloddet.

Hvad må jeg have på jorden udenfor min hæk på fælles området?

Det er lettest at sige hvad du ikke må have: græs og bunddække. Fra din hæk til asfalt skal der være ryddet – d.v.s jord uden ukrudt. Gang Udvalget kan skønne, at enkelte blomster, prydgenstande, eller sten fremstår som forskønnelse, snarere end til gene.

Må naboens træer og buske række ind over min grund?

Nej, det må de ikke. Bedt naboen om at beskære sine buske, træer eller planter. Ret henvendelse til Bestyrelsen hvis det ikke er virksomt. Og ja, du må godt klippe det der rager ind på din grund.

Hvor højt må et træ være?

HF Samvirke har ingen eksisterende regler for træers højde. Vis hensyn til din nabo, hvis du holder af høje træer. Måske er de til gene for de omkring boende.

Gang Udvalget kan skønne, at et træ har en højde og en forfatning, der er til gene. Du vil da få en henstilling om beskæring jf. procedure retningslinjerne.

Hvis du er i tvivl, læs de regler der er gældende i almindelige skel betingelser.

Må jeg have blomster, og krukker med blomster stående ved skel mod fællesarealer?

Ja, og nej. Gang Udvalget vurderer, om der er tale om forskønnelse eller gene for naboer. Du skal være indstillet på, at naboerne kan være uenige med Gang Udvalgets skøn, og Bestyrelsen vil vægte indsigelser.

Må jeg have andet ”pynt” stående ved skel?

Se ovenfor. Forskellighed er dejligt i vores kolonihave – men vis omtanke i din kreativitet.

Hvornår er græsset for højt?

Det kan ikke angives i centimeter. Gang Udvalget vil se på, den generelle tilstand i haven. Alle har ret til en ferietur eller en vis kreativitet med ”græs – arkitekturen”.

Hvornår er min have misligholdt – må jeg ikke selv bestemme hvordan MIN standard er?

Din standard underlagt de fælles regler som gælder for os alle. Dine naboer eller Gang Udvalget kan skønne, at din have igennem længere tid ikke har levet op til niveauet. Generelt set vil Gang Udvalget være fleksible, når de skal vurdere en haves tilstand. Smag og behag ER forskellig, og det samme er TIDEN. Der er IKKE forventning om en præmiehave hos alle.

Hvad betyder oprydning i haven?

Ofte vil det betyde, at der i lang tid har ligget skrald eller byggeaffald op til skel. Det kan også betyde, oprydningen efter byggeri, fester, og andre gøremål skæmmer havens udseende til gene for dine medbeboere i HF Samvirke, og har stået på i et længere tidsrum

Hvornår er haveloddet misrøgtet?

Der er tale om et skøn, og da der er tale om en alvorlig forsømmelse med mulige store konsekvenser, vil det kun være i sjældne tilfælde. Misrøgtet havelod vil oftest defineres som brud på reglerne igennem længere tid, manglende reaktion på påtaler fra Gang Udvalget eller gentagende henstillinger om forandring. Der kan være tale om haven, og/eller oprydningen og/eller huset. I tilfældet misrøget havelod vil hensynet til foreningen, og naboer veje tungest.

Hvorfor skal der være en havelåge, og en postkasse?

Sådan er vores regler lige nu – også selvom vi alle kan se, at virkeligheden er anderledes. Postkassen er nyttig til HaveBladet og anden post. Havelågen forhindrer ind- og udløb af børn og dyr.

Hvad sker der, hvis jeg ikke betaler en regning, som jeg er pålagt af Bestyrelsen?

I yderste konsekvens kan du blive sagt op. Du er underlagt samme forpligtigelse til at indbetale din regning, hvis den er pålagt som en varslet sanktion, som du er til at betale almindelig leje.

Kan jeg blive sagt op?

Ja, det kan du godt. Men det skulle nødigt ske, hvorfor Bestyrelsen altid vil prøve at finde en acceptabel løsning.