Referat bestyrelsesmøde 26/8 2019

Referat af 6. bestyrelsesmøde 26 august 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti            b). Godkendelse af forrige referat ja -   c). Akutte punkter

Deltagere: Eva, Sølvi, Carsten, Frank, Klaus, John, Tina. Afbud fra Michael og Thomas

 

  1. 1.     SPILDEVAND

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Nyt fra Spildevands udvalg

Ved sidste møde var der overvejelser omkring at undersøge priser på såvel asfalt, som andre belægningsformer på vores veje. 

-        Møde i Skrænten

Når vi har truffet en beslutning om spildevand skal dette ganske kort medd til Gladsaxe kommune – i øvrigt var der erfaringsudveksling. N.g. 17.09.19

-        Øvrigt; spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden

Vi afventer at web Klaus kommer hjem fra ferie, således at vi kan få vores klumme spørgsmål/svar på hjemmesiden op at køre OPF

-        Status på MOE rapport + udsendelse

Vi har fået rapport specifikt for Samvirke som er udsendt til alle medlemmer

       -      Informationsmøde 20.08.19

              Mange fremmødte, god, interesseret stemning. Godt samarbejde. Referat er skrevet og lægges

               på hjemmeside

 

OPFØLGNING:

XstraGF04.09.19 kl. 19:00.,         mødetid for BSmedlemmer kl 17:00

Indkaldelse + sending pr post + website + udsendelse til medlemmer er OK

Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten

Vedtægter og dagsorden er sendt til dirigent

Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) er gjort

 

  1. 2.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 4 dødsboer. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler øvrige dokumenter). 

Vi afventer fortsat dokumenter førend der kan sendes til vurdering.

Én have (xx) er sendt til vurdering. Vi har endnu ikke fået vurderingsrapport, og haven går ikke til salg.

 

Internt salg: Vi afventer at 1 hus kommer til salg.

 

STATUS & OPFØLGNING: Ekstern Ventelisten

Ventelisten er opdateret. De første 30 personer kommer med fornavn på website. (Sølvi)

Ventelisten er desuden på Pc’er forside/skrivebord på kontoret.

STATUS & OPFØLGNING -Intern venteliste

Slås op på hjemmeside. Procedure: der er en liste á la x-nøgle liste, hvor interesserede kan skrive sig op.

Start: 4 september.

 

 

? Møde med Forbund hvornår:  Vi afventer fortsat tilbagemelding om dato. Sølvi

 

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

H 126 er tilbagesalg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg

 

 

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

-        Kontakt til Gladsaxe kommune:  Bekræfter tidligere oplysninger DOG er det clearet at byggeri kan begynde når Bestyrelsen har godk tegninger.  Desuden hvis der opstår uoverensstemmelser ift byggeri kan vi kontakte Gladsaxe kommune, der så overtager sagen. Endvidere: udhæng kan være 0,50m førend det medregnes som km2.

Carsten er tovholder omkring mappe hvor verserende sager lægger frem til de skal sendes til Gladsaxe én gang om året. Gladsaxe vil gerne have tegninger både på godkendte og afviste byggerier.

TEGNINGER SKAL LIGGE I MAPPEN !

Aktuelle haver:

  1. OPFØLGNING & STATUS H11

Carsten følger op på H11 i forholdt til godkendelse, tegninger m.v.

  1.  OPFØLGNING & STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  2. OPFØLGNING & STATUS: H 107, hvor er sagen?: der ligger tegninger m.v. 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:

En del have har fået 2 dvs. at der skal ordnes udenfor. Der er desuden en del gengangere som ikke har responderet på tidligere sedler. Der er en håndfuld+ haver der læner sig op af misligholdelse.

Efter næste rundering laves en opsummering. Det vil sige; Haver der skal have en erindringsmail, og haver der skal indkaldes til samtale. Dato aftales.

 

N.g. 03.09.19 – John laver opslag til skabe – ti laver til web

 

  1. 5.     RENGØRING:

STATUS & OPFØLGNING: rengøring af HUSET: (Vinterpkt)

Dog opmærksomhed på, at der sker rengøring efter arrangementer. Desuden at der kan laves hovedrengøring til fællesarbejde. Vinterpkt.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING

B nøgler omstilling, er sket.

H54- Gartner skal have en B nøgle dvs at låsen til redskaber omstilles. (klaus)

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

 

  1. 7.      OPFØLGNING

? Oprydning i skabe på kontor - intet nyt     Frank John

? Ekstra sikring af port – intet nyt Klaus & Thomas

? Høstfest:  asfaltbal. Hvor er vi?

Der er arrangeret at der kommer band + tryllekunster. Der bliver lavet en bar med fadøl, sodavand, kaffe, vand. Ppladsen lukker dagen før – opslag er lavet. Telte sættes op dagen før.

Der indkøbes lamper john/Frank

Når man melder sig til Høstfest bestiller man samtidigt mad. Man betaler for tilmelding og maden i kontanter. Medlemmerne medbringer selv stole & borde. 

? Hjertestarter kursus – Vinter pkt Frank

? Indkøbsopgaver:  John tager initiativ til et møde hvor der kan aftales nærmere. Frank, John Michael

 

 

  1. 8.      HUSET

OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank

-Opkrævning udsendes til alle der har lejet huset – det er der overblik over. Sølvi

-H 50kan låne huset 09.05.20 til loppemarked. Sølvi har givet besked.

- Nøgleboks fungerer. Når man lejer hus bliver det skrevet i kalender på Pc’er, hvor nøgleboks kode også er påført. Kontrakt lægges til kasserer.

- Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar (Vinterpkt)

 

  

 

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Opfølgning og orientering Michael og Sølvi

Der er udsendt mail til alle der ikke har deltaget i fællesarbejde, og påført ledige datoer.

Planlægning af pligtarbejde (vinter pkt.)

 

  1. 10.  Mail og henvendelser til /fra

? H xx:  besked + nøgle til ”gl kontor” – er sket

? fra kontorvagt: døren til vores baderum ”hænger” – kan det ordnes?

Overføres til pligtarbejde

? drøftelse henvendelse fra Hxx vedr. campingvogn.

Enighed om at der ikke kan gives dispensation, samt at campingvogn skal fjernes fra Pplads.

? Mail vedr løse hunde fra H xxx. Tilskrives ift ordensregler + opslag.

 

 

  1. 11.  Kasserer

OPFØLGNING og orientering Sølvi

? Møde med bank – er 28.08.19

? Venteliste betaling – der er overblik

? Restancer status - 0

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

 ? Status:  Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden– er sket

 ? Status:  Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Eva har overblik og diplomer klar

? Vores el bag Huset – er det sikkert? Klaus undersøges om el’en skal ordnes

? Ind/udskrivning gebyr (Vinterpkt)

Kontorvagten på onsdag 28.08.19 har meldt afbud – har ikke sørget for afløser som aftalt på BS mødet. Thomas springer akut ind.

 

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

? Hvem sørger for forplejning?   9/9 = Thomas        23/9= Michael        7/10= Carsten

 

 

Referat bestyrelsesmøde 12/8 2019

Referat af 5. bestyrelsesmøde 12 august 2019 kl. 17:00 – 21:00 i Huset

 

Kl. 17:00 – kl. 18:30: MOE er på besøg sammen med Spildevand udvalget. MOE fortæller om deres rapport, og Spildevands Udvalget har forberedt en række spørgsmål, for at få afklaret diverse tvivlsspørgsmål

 

a)      Referent og ordstyrer: ti             b). Godkendelse af forrige referat -ja   c). Akutte punkter - tilføjet

 

 

  1. 0.      Bestyrelsesarbejde:  Rammer, ansvar, ret, pligt, fortrolighed m.v.

 

 

  1. 1.     KLOARK

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Spildevands udvalg: der har været et positivt møde. Gruppen har energi, engagement, faglig viden. Deltagere: Robert, Søren, Erling, Klaus, Steiner, Stig

-        Møde i Skrænten med Forbund med fokus på vedtægter 14.08.19 (Eva & Thomas)

-        Øvrigt; Spildevands Udvalget ønsker at oprette en spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden. Enighed om at det er en god ide – til iværksættelse 21.08.19. Web Klaus & Robert (fra spildevandsudvalget) undersøger om vores site kan bære dette. Robert vil være tovholder. Tina giver besked.

-        MOE udarbejder en rapport der specifikt omhandler HF Samvirke. Modtages 16.08.19. Udsendes til medlemmerne førend orienteringsmøde pr mail

 

OPFØLGNING:

Informationsmøde 20.08.19 kl. 19-21: teknik (Robert), bar (Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer Karsten, Spildevandsudvalget deltager og bidrager                 Mødetid for BS-medlemmer er kl. 18:00

 

Udsendelse af Samvirke rapport:  Carsten                 Materiale til Ordstyrer Karsten er sendt

 

OPFØLGNING:

XstraGF:  04.09.19 kl. 19:00.,         mødetid for BSmedlemmer kl 18:00    indkaldelse laves af (Tina), sending pr postEva, Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten,

Carsten udsender indkaldelse pr. mail  til medlemmer     Tina laver indkaldelse         opslag web - tina

Vedtægter og dagsorden til dirigent - Tina

Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) – Thomas & John

Medlemmerne skal have indkaldelse senest 8 dage før GF dvs. seneste udsendelsesdato er 26.08.19

 

 

  1. 2.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva, og opfølgning på punkter:

-        Møde med vurderingsmænd: et informativt møde. HF Samvirke har fået materiale der skal bruges til vurdering, og aftale om samarbejde.

-        Advokat: Vi afventer

-        Tinglysningsattest: Der ligger en vejledning på hjemmesiden og i kuvert.

-        Procedure: Der er udarbejdet færdige kuverter (der ligger i dueslag) der kan udleveres hvis et medlem ønsker salg/v dødsfald. Når man modtager en færdig kuvert retur lægges den i Havemappen og besked om modtagelsen gives til Sølvi /Eva.

 

Medlemmet får derefter II del af salgs forløbet: info omkring vurdering og telefonnr. til vurderingsmand af Eva og Sølvi.

 

Der ligger vejledning om procedure i kuvert og på hjemmesiden

Materialer til køb, salg dødsbo ligger desuden på forsiden af PCer. Der er desuden en mappe med materialer + procedure guide.

Hvis der kommer salg/dødsfald via mail sørger Eva og Sølvi for besvarelse

 

Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 3 dødsboer. Alle har fået tilsendt ”kuvert” – vi    venter på at få materiale retur & vurdering. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler dokumenter) og hvor næste skridt er fremvisning. Eva -sølvi - Tina

Husfremvisere er: Thomas, Klaus og Frank

Invitationer til eksterne fra venteliste: Sølvi og Eva

Internt salg: Vi har besluttet at tilbyde internt salg. Mappe er oprettet med retningslinjer og opslag.

Vi afventer at 1 hus kommer til salg.

Opslag om internt salg skal på hjemmeside – Tina

Opslag om internt salg på tavler – John + Thomas

Ekstern Ventelisten: Vi afventer at få en opdateret liste fra Forbundet, og tilføjet nye opskrivninger

Ventelisten kommer til at ligge på kontoret. Indtil den er kommet– henvendelser om placering på venteliste henvises til Sølvi.(læg en seddel i dueslag, eller mail). Få mailadresse fra den der spørger.

Intern venteliste: Vi åbner intern venteliste pr. 1 september. Sølvi sørger for at der ligger en liste a la X nøgle liste hvor man kan opskrive sig. Tina sørger for at muligheden offentliggøres på web.

Ekstern Venteliste på web: Vi offentliggør de første 30 personer – KUN med fornavn. Det må man godt. Sølvi holder snor i venteliste opdatering på web + giver webKlaus nødvendige oplysninger.

Møde med Forbund hvornår: Vi afventer at de vender tilbage med forslag om møde dato i slut august/start september.

 

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13

H 126 er tilbage salg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg

 

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten OPFØLGNING:

Aktuelle haver:

  1. H11 (Thomas) – der er ikke givet godkendelse endnu. Thomas undersøger om alle tegninger ligger.
  2. H 34 (Carsten) – der afventes Plan tegning
  3. H 107 (Carsten): hvor er sagen? Påbegyndt byggeri:  ”undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives H107 om dette”.

OVERFØRES til næste BS møde

Der har været kontakt med Gladsaxe kommune (byggeafdelingen) der oplyser, at man foretrækker sager bliver tilsendt én gang om året. Der skal påføres forside med navn/Have nr. / mail på medlemmet/ afsender + at afgørelse skal sendes til HF Samvirke mail og medlem.

Gladsaxe kommune oplyser at der ikke må påbegyndes byggeri førend der ligger byggetilladelse fra Gladsaxe kommune.

Aftalt: at Carsten kontakter Gladsaxe kommune for at høre yderligere om ovenstående.

Kontaktoplysninger sættes i mappe på kontor.

 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus OPFØLGNING

Haver skrevet pr mail:have nr. xx + xx skal tilskrives pr mail. Thomas & John – Tina tilbyder support

Varsel om samtale: endnu ingen.

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34 - Dato:  23/8 – John sørger for opslag

Enighed om: at fokus er på høje træer & buske der forhindrer redningskøretøjer + haver der er ”medtagede” og til gene for hele foreningen. 

 

 

  1. 5.     RENGØRING:

Drøftelse ang rengøring af HUSET. Enighed om at der kunne være en kærlig hånd.  Frank og Sølvi kommer med et oplæg om interval/indhold etc. Kan evt tilbydes øvrige ansøgere.

 

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING

B nøgler omstilling, der er gang i processen -Klaus

X nøgler er omstillet

Der er opsat en nøgleboks, der kan anvendes ved leje af Huset – Sølvi og Frank er chef på denne

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: der er bestilt en smed så besværet bliver mindre

 

  1. 7.      OPFØLGNING

? HNG-sag – hvor er vi: sagen er lukket og slukket

Oprydning i skabe på kontor fortsætter      Frank John

? Ekstra sikring af port: Intet nyt Klaus & Thomas

? Høstfest:  asfalt bal. Hvor er vi ? der er en aftale mellem Michael & Frank, for yderligere planlægning. Eva tilbyder support.  Michael og Frank.  

? Flagmand: hvad er løsningen; H 95 vil gerne påtage sig opgaver på festpladsen. Eva giver besked

? Registrering på portal af bestyrelse; er sket.

? Tømning af tank; er sket

? Indkøbsopgaver: punktet skal drøftes yderligere omkring hvorledes og hvad. Frank, John Michael

?Opvaskemaskine; er repareret og virksom

 

 

  1. 8.      HUSET

OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank

-        P.t sendes opkrævning af husleje ud til alle der har lejet huset. Sølvi

-        Mail 31.07.19 vedr. leje af hus 19.10.19 - er der svaret? – ja det er der

-        Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. Alle leje aftaler er indført i PC/elektronisk kalender på kontoret. Hvis nogen ønsker at leje huset, kan man tjekke om der er ledigt her, og evt. indskrive udlejningen. Der skal udfyldes en lejekontrakt (se mappe) som lægges i Sølvis dueslag så hun kan opkræve leje, og holde overblik sammen med Frank.

Kalenderen ligger nederst på Pc’eren – bundlinie

-        ”Enighed om at H xx kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

               Hvis dette ønskes af H xx, skal H xx have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan    reserveres til loppemarked.” – Er der givet besked? Sølvi har snor i sagen.

 

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Opfølgning og orientering Michael og Sølvi

Status på fremmødte og fraværende og bytteri: Der er 28 haver som har fået en erindringsmail, fordi det ser ud som om at de ikke har været mødt. Der er stadig mulighed for at deltage. Ledige datoer at tilmelde sig er 8/9 + 29/9 + 13/10.

Der er en mappe på kontoret hvor deltagelse, fravær, bytning osv fremgår. Hvis man ønsker anden dag, streges man på listen og føres over til anden dato.

 

  1. 10.  Mail og henvendelser til /fra

-        H 95 vil gerne påtage sig at holde orden – og rydde op – i det ”gl kontor” samt lave en udlånsliste. Ny nøgle/lås?  Beslutningspunkt.

Enighed om at det takker vi ja til. Eva giver besked til H 95, og aftaler nøgleri med Klaus

 

  1. 11.  Kasserer

OPFØLGNING og orientering Sølvi

Møde med bank: 20/8

Venteliste betaling og overblik: Der arbejdes på sagen sammen med Forbundet – forventet overblik 13/8

Restancer status: der er 8 restance haver.  

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

- Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden – Sølvi

- Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Michael følger op

- Der er nu rigtige håndklæder i husene. Grete vasker – frank er tovholder

-

- VIGTIGT:

Hvis der kommer spørgsmål på kontorvagt som man ikke kan besvare: send spørgsmålet videre til Tina som tager det med på næste BS møde dagsorden – eller send en mail til den der har ansvaret for området. Husk Havenr. – navn – mailadresse fra den der spørger.

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

? Hvem sørger for forplejning? – Frank

Overføres til næste BS-møde:

Ind/udskrivning gebyr

Hjertestarter kursus

El bag Huset, er det sikkert?

Indkøbsopgaver

 

Referat bestyrelsesmøde 29. juli 2019

Referat af 4. bestyrelsesmøde 29 juli 2019 kl. 17:00 i Huset

(Deltagere: Carsten, Michael, Tina, John, Klaus, Thomas,Eva, Sølvi, Frank)

a)      Referent og ordstyrer: Tina              b). Godkendelse af forrige referat - ok   c). Akutte punkter

  1. 1.     KLOARK – fremover spildevand

Orientering fra Eva & Thomas: Der har været kontakt med omkringliggende kolonihaver, bank, og Moe.

Der var været invitation til Spildevandsudvalg. Der er tilmelding fra H50,H 132, H 101 (Erling, Søren, Klaus)

Der er aftalt møde dato: 7/8 (formøde m spildevandsudvalg) EVA & THOMAS, 12.08 (formøde m MOE for BS kl. 17-18:30), 13.08.19 møde i Skrænten m Forbundet for os & nabokolonihaver, 20.08.19 (Infomøde for medlemmer i Samvirke hvor Moe og bank deltager)

Moe vil lave en rapport særskilt for Samvirke på baggrund af BS mødet 12.08.19, der vil blive fremsendt 16.08.19.

Informationsmøde 19-21: teknik (Robert), bar ( Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer ?     Mødetid for BS medlemmer er kl. 18:00

Udsendelse af Samvirke rapport: carsten

XstraGF:  bliver 04.09.19 kl. 19:00., indkaldelse (tina), sending, bar(Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer ( Eva undersøger), Carsten udsender indkaldelse pr. mail

 

  1. 2.     KØB & SALG

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 2 ….. opfølgning på dødsbo H 143…… afventer dødsbo H 13

Efter ferietiden kan der nu skabes kontakt til Forbundet mhp møde. (sølvi, eva)

Vi har en del spørgsmål. Enighed om at der i august måned skal være overblik over procedure, og gang i sagerne. (Tina, Sølvi, eva)

Skal Bestyrelsen godkende huset førend salg sagen går til vurdering? Drøftelse omkring om det skal ligge hos byggeansvarlige. Opf.

Hvem fremviser hus? Thomas, Klaus og Frank melder sig som fremvisere såfremt det bliver relevant

Vurderingsmænd: Møde med vurderingskyndig tirsdag 30.07.19. (eva, Sølvi, Tina)

Advokat: Forbundet har anbefale en advokat der kan tage sig af hussalg. Opf.

Tinglysningsattest/ ejer & pant: ved salg skal der foreligge en tinglysningsattest hvor det fremgår om der er pant/ tinglyst ejer

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten

Aktuelle haver Hxx, har modtaget bekræftelse på at bestyrelsen har modtaget tegninger. Thomas står som opfølger på godkendelse/ændringer. H xx (Carsten) der har ikke været respons på mail ang plantegning. Afventer.

Påbegyndt byggeri i Have nr. xx: Carsten undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives Hxx om dette.

Obs på at byggeri ikke må begyndes førend Bestyrelsen har godkendt tegninger!

Afventer at Gladsaxe kommune vender tilbage vedr. formalia. (tina)

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

En del haver fremstår som forsømte, og ’forladte’. De haver som ikke reagerer på de sedler, der er uddelt ( altså den andel haver som fremstår grumt forsømt) skal tilskrives pr. mail, om at haven skal vedligeholdes NU. Dette skal finde sted umiddelbart efter næste gangvandring. Der skal samtidig varsles, at manglende forandring kan nødvendiggøre samtale omkring lejemålet. 

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34

Generelt fremstår mange Haver ikke vedligeholdt.

 

  1. 5.     RENGØRING:

Orientering fra Eva

Da vores tidl. Rengøringshjælp er ophørt har vi søgt blandt medlemmerne. Der er modtaget 2 ansøgning.

Grete begynder pr. 01.08.2019. Der er udarbejdet en aftale. Der udbetales som Bindkomst.

 

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva

Der er kommet nye A nøgler og kvittering derpå.

Der er MANGE Bnøgler rundt omkring i Samvirke. Klaus undersøger en omstilling af B-nøgle-lås-adgang.

De nye X-nøgler er aftalt til at træde i kraft 10.08.19. Opf på aftalen Klaus.

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: Udformningen vanskeliggør at komme i container. Klaus undersøger om der kan gøre noget.

 

  1. 7.      OPFØLGNING

Omdeling af Ordensregler er omdelt til samtlige haver

Nyhedsbrev er offentliggjort

Møde med Web Klaus, er afholdt. Vi er meget glade & tilfredse !

HNG-sag – hvor er vi: Tidl formand John har ønsket at afslutte verserende sag. Det er vanskeligt at få overblik over hvad som hænder. Klaus har en aftale med HNG 30.07.19

Slamsuger – opslag & kontakt: opslag er foretaget omkring Slamsuger

Oprydning i skabe, er foretaget, og fortsætter 😊     Frank John

Ekstrasikring af port:  Klaus & Thomas er fortsat på sagen om ekstrasikring af porten til vinter.

Høstfest: Drøftelse af at gentage successen med et asfalt bal. Enighed om at det er en GOD IDE. Det bliver vedtaget.  Frank, Michael er tovholdere for det sociale islæt.

Flagmand: John ønsker ikke at varetage opgaven. Forskellige ideer til løsning, inden beslutning.

Registrering på portal af bestyrelse; Intet nyt  (Eva)

 

 

  1. 8.      HUSET

Overlap omkring procedure: at den som ønsker at udleje skriver en seddel – mappe står på reol med skriv- lægges i dueslag til kassereren som opkræver udlejningsbeløb. + skriver på kalender.

Kalender i huset er nedtaget.

 

Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. (sølvi køber).

 

Vi skal være OBS på at Huset ikke kan udlejes særlige dage i 2020.

 

Enighed om at H 104 kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

Hvis dette ønskes af H 104, skal H 50 have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan reserveres til loppemarked.

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Procedure ved flytning

Hvis der ønskes ændring af pligtarbejde dato, streg på listen og påfør den dato Haven kommer i stedet.

Sølvi er i gang med et overblik over fremmødte således at der sidst på sæsonen kan sendes opkrævning til de ikke-fremmødte.

 

  1. 10.  Mail til /fra

H141 – har tilbudt sin hjælp til diverse opgaver i foreningen. P.t takker vi nej til maling i køkken.

 

  1. 11.  Kasserer

Møde med bank: afventer vores ’bankmand’ kommer fra ferie

Møde med Forbund køb/salg: Sølvi tager initiativ

ID fra BS-medlemmer: skal gives til bank ved møde i august

Overførelses konto omkring salg: opmærksomhed på dette

Venteliste betaling: Sølvi er ved at skabe sig overblik.

Venteliste internt: afventer øvrigt køb/slag/venteliste falder på plads

 

Venteliste ekstern – hjemmeside?? ( Hxx): På baggrund af forespørgsel fra H x, som har familiemedlem på ventelisten, drøftes hvor ventelisten er ? – Sølvi har de nye henvendelser i april, men ikke den øvrige venteliste. Sølvi skal udsende venteliste opkrævninger, og skal sammen med Forbund undersøge hvem der skal opkræves.

Drøftelse af om ventelisten skal på hjemmesiden, herunder data lovgivning, der gør at listen skal ’omskrives’ med fornavn & nr.  + vedligeholdes.

Vi afventer at listen findes (opf)

 

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

Gamle vaskekort H xx; forældede vaskekort kan ikke refunders

Gladsaxe penge blanket H xx, blanketterne hænger i stativ på kontoret til udfærdigelse

Have affald ekstra tøm: Frank & Klaus påtager sig opgaven- skal have telefon nummer

Tømning af tank – Klaus

Indkøbsopgaver – Frank, John Michael. Der skal løbende sørges for drikkevarer, kaffe, papirhåndklæder et.

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Mandag i ulige uger kl. 17 DOG

12.08.19 (hvor vi får besøg af MOE kl. 17- 18:30) er mødetidspunkt. Kl. 16.30 – kl. 21:00 (John sørger for at gøre klar)

20.08.19 informationsmøde er mødetidspunkt kl. 18

Referat Bestyrelsesmøde 15. juli 2019

Referat fra 3. bestyrelsesmøde 15 juli 2019 kl. 17:00 i Huset

(afbud:    Sølvi, Carsten,)

Referent og ordstyrer: Tina

Godkendelse af forrige referat- ok

Akutte punkter

NÆSTE MØDE: i Huset 29.07.19 kl. 17

 

1.                        Status og opfølgning på igangværende opgaver

  • Telefon?

Der er fundet en telefon på kontoret, som kan benyttes

  • USB-stik m.v.  fra tidl formand?

Der er afleveret 2 USB stik, pcer, netadgang. Det har ikke været muligt at få mails

  • Etablering af møde med Web Klaus?

Møde med web Klaus (Eva & Tina) 18.07.19

  • Kode ændres til øl, vand, kaffe depot?

Koden er nu ændret, og må IKKE udleveres! (

  • Verserende sag med HNG – der varetages af tidl formand. Hvor er vi?  

Der er ingen aktuelle informationer fra tidl formand desang. Eva

  • Registrering af bestyrelse på portal?

Intet nyt.  eva

  • Rengøringsaftale – hvor er vi ???

Kontakt 16.07.19 v/ Eva

 Drøftelse af eksisterende aftale, idet der ikke foreligger en skriftlig aftale om opgaverne. Prisniveau og arbejdskvaliteten drøftet. Der er ønske om at tilbyde opgaven til HF Samvirkes medlemmer. Enighed om at Bestyrelsen skal sørge for korrekt fakturering ift. aflønning.

Flertal for at der laves et internt opslag, som medlemmer kan respondere på hvis de vil have opgaven.

Der laves en opgavebeskrivelse.  Web + tavle ophæng

  • Kontakt til Bank – hvor er vi?  

Vi afventer at vores bank kontakt kommer retur fra ferie.  Sølvi eva

  • Alle BS medlemmer skal aflevere billeddok + sundhedskort kopi – hvor er vi ??

Resterende BS-medlemmer skal aflevere til Eva, således at det kan afleveres i banken.

  • X-nøgler skal udskiftes og kontakt til firma?

X nøgler er udskiftet. Der kan afhentes 1 stk. på kontoret fra 24.07.19. Ønskes mere end 1 nøgle kan dette købes for 50 kr. Opslag + web + medlemsoversigt til kvitt                       

  • Nøgler + kvittering (A og B) kvitteringer – hvad er status ? 

Der er nu udleveret nye A nøgler, og kvitteret herfor. Klaus sørger for nøgle til container/skrald.

  • Præmie haver?

Der har været runderet, er indstillet, og afleveret indstillinger.

  • Opfølgning på Gangudvalgets rundering – hvad er status på vores forening?

Der har været en ’blid’ gangudvalgs runde. 10+ har modtaget sedler.

Opfølgnings dato 25/7 og Næste dato for Gangudvalg bliver start august   Thomas john klaus

  • Udlejning af hus – procedure?   

Er på plads, og mappe på procedure er på kontoret.

  • Intern venteliste skabelon m.v ? 

Der er lavet skabelon og procedure til lancering af intern venteliste efter køb/salg møde med forbundet i august måned.    tina

  • Møde med kloak -fælles-have-gruppen 7 juli 2019    eva -thomas

Mødet blev aflyst pga manglende tilslutning. Eva kontakter øvrige foreninger mhp overlap, materialer, informationer – således at vi kan komme videre i forhold til infomøde, Bank, et.c.

  • Have nr. x – mail – vedligeholdelse. Opfølgning + tiltag, hvornår og hvordan???

Mail har været sendt ang manglende disp på at vedligeholde – Have x har været og er i gang.  

  • Have xx – mail – vedligeholdelse. Opfølgning + tiltag, hvornår og hvordan??   

Der er ikke sket ændringer i Have xx vedligeholdelse. Vi har i anden anledning fået mail fra kperson i Have xx. Enighed om at Have xx igen genskrives med frist til 25/7. Næste skridt er en gartner Sølvi/tina

  • Lås til køkken container?

Itu låsen er lavet.

  • Høstfest i Samvirke? – hvor er vi???

Der er ikke konkrete tiltag endnu. Frank laver opslag til web + tavler – og er tovholder på festen, sammen med de socialt ansvarlige Michael og Eva. Frank

 

 

2.                        Nye opgaver

1. Mail fra Gladsaxe kommune vedr. hæk mod offentligt areal mod stien. Hækken skal klippes

HF Samvirke har fået et straks påbud vedrørende klipning af hække mod Kagså stien. Såfremt hække klipning ikke er i orden 15.07.19 gøres dette af Gladsaxe kommune, og regning sendes til de implicerede.  

                           2. Byggeri

1: Der er 2 verserende sager om nybyggeri: Thomas er på H 11 og Carsten er på H 34

2: Vi afventer svar mail fra Gladsaxe. Status – hvor er vi??

Gladsaxe kommune erindres.

3: Kvitteringsbrev

Der er lavet kvitteringsbrev der kan udleveres når Bestyrelsen modtager tegninger. Mappe på kontor. Efter svar fra Gladsaxe kommune laves procedure.

………………………..

Drøftelse af vigtigheden af, at byggeriet holder sig indenfor kriterierne. Vi har et Bestyrelsesansvar for godkendelse. P.t godkender vi TEGNINGERNE. Vi afventer nærmere fra Gladsaxe kommune.

OBS: på at nybyggeri skal godkendes i Gladsaxe kommune.

3. Køb og salg

Vi afventer møde i august.

 P.t ønsker salg af: Have 52 + Have 76 + Have 57

Afventer Henvendelse fra: Have 126 + Have 143 + Have 2 Sølvi/Eva

 Når møde med Forbundet er afholdt iværksættes også intern venteliste / salg.                  

3.                        Drøftepunkter

1. InvitationKloak udvalg (back up og sparring med bestyrelsen, deltagelse i fælles-have-møder)

Vi afventer dialog med øvrige Haveforening. Generel stemning for at der inviteres i Foreningen til et Udvalg, der kan bistå Bestyrelsen (og medlemmerne) i kloak processen.

Desuden enighed om, at beslutningskompetencen ligger dels hos medlemmer og dels i Bestyrelsen. Det vil sige, at der skal udarbejdes et ” kommissorium” – dvs. en rammeaftale for et support-kloak-udvalg.    Eva & thomas

2. Juridisk bistand v køb/salg

Afventer møde i august måned med Forbund. Mail på anbefalet advokat modtaget fra forbund.  OPF

           

3 Intern venteliste

Oplæg til form og indhold til drøftelse

Materialet ligger klart - og afventer køb/salg mødet med Forbundet i august måned for iværksættelse tina

           

            4. Involvering af interesserede medlemmer – invitation?

Enighed om, at medlemmer der har tid og lyst til at yde et frivillige ”indslag” til foreningen trivsel og funktion skal denne mulighed. Det kan dreje sig om alt fra blomsterbede til flaghejsning. Opslag og web

 

            5. ordensregler

Henvendelser ang. mangeartede overtrædelser af vores ordensregler. Drøftelse af at regler skal genopfriskes.  Ved næste Gang-udvalgs-rundering afleveres ordensregler til alle.

Print? eva

            6. Rundering ang. Beskæring      

Drøftelse af at der igennem de sidste par år har været en udfordring i forhold til klipning af træer, grene, buske, hække m.v.  der hænger ud på vejen, og forhindre fx redningskøretøjer.

Enighed om: at der vil blive en rundering (25/7 Thomas, John, Klaus) udelukkende koncentreret omkring ovenstående. Opslag og web

Til info: grene fra træer må max række ud til hæk – grene fra træer skal være beskåret i højden således at de er 4,60 cm over vej. 

            7. Procedure omkring Salg – nyhedsbrev / orientering   

Afventer

 

4.                        Meddelelser, og orienteringer – samt henvendelser fra/til

                          

                           Mail vedr. slamsuger vogn

Enighed om at der rettes henvendelse til firmaet (klaus), og anbefaling fra firmaet nedtages fra web og opslagstavler. Desuden at der laves opslag på web og tavler omkring reglerne for slamsugere m.v.

                           Drøftelse og tiltag.

Oprydning i huset

Der er sat gang i en oprydning på kontoret. Alle bedes give en hånd.

Pant i Haver – skrivelser m.m.

Afventer møde med Forbundet i august måned.

5.                        Akutte beslutninger

6.                        Kasserer

Se øvrige punkter + venteliste gebyr OPF

7.                        Evt.

a)      Øl – vand på kontoret; der skal sørges for opfyldning af vand, sodavand, og øl.

b)     Nuværende flagmand har orlov, hvorfor John har opgaven

c)      Der er oprettet ”dueslag” på kontoret til formand, kasserer, sekr. – der skal laves til gangudvalg m.v.

d)     Indgangsporten til HF Samvirke skal ekstra sikres – Thomas & Klaus

e)     Frank er tovholder på et Hjertestarter kursus som bliver tilbudt i HF Samvirke i august måned

f)       Der skal ryddes op i opslag i skabene John Frank

g)      Der skal opfordres til at rette henvendelse på mail – også ved klager.

Referat bestyrelsesmøde 1. juli 2019

Referat af 2. bestyrelsesmøde 1 juli 2019 kl. 17:00 i Huset

(deltagere: Sølvi, Thomas, Frank, John, Tina, Carsten, Klaus,)

Afbud fra: Eva, Michael,

Referent og ordstyrer: Tina

Godkendelse af forrige referat: ja

NÆSTE MØDE: 15.07.19 kl. 17 i Huset

1.                        Status og opfølgning på igangværende opgaver

  • Ansvarsområde skema rundsendt, og hænges på kontoret? ok
  • Fordeling af fællesarbejde skema rundsendes, og hænges på kontoret? ok
  • Fordeling af kontorvagter: skema rundsendes og hænges på kontoret? ok
  • Mail – kontakt med mail Robert?

Samvirke mailen (hfsamvirke@mail.dk) er genoprettet, og der burde nu være adgang til hf samvirke mailen på kontoret. Hvis adgangen ’falder ud’ kontaktes Robert. Fremadrettet bruger vi denne mailadresse til modtagelse/afsendelse af mails. 

  • Telefon? Afventer eva kommer retur fra ferie
  • Pc’er fra formand og kasserer?

Vi har fået pcer, og netadgang fra tidl. formand og kassere

  • Kontakt med Web Klaus? Og etablering af møde?

Web Klaus er i fuld sving – og lynhurtig! Møde med web Klaus afventer Eva er retur

  • Kode ændres til øl, vand, kaffe depot?

Har ikke fundet sted endnu

  • GF ref indsendelse til Forbund?  Og website

GF ref er lagt på hjemmesiden. Skal desuden bruges i banken. Forbundet har ingen interesse i at få et ref.

Kontakt til Kreds desang.

  • Fællesarbejde liste på kontoret – eksisterer den??

Tilsyneladende ikke. P.t afgøre hver enkel på fællesarbejdet hvilke opgaver der skal udføres. Debat omkring fremadrettet at have en årsplan omkring opgaver til fællesarbejde.

  • Overlap fra tidl kasserer og formand 19/6 2019?

Der har været overlap møde, og vi har muligheden til at spørge hvis vi bliver udfordret diverse .

  • USB Stik til Eva fra tidl formand?

Afventer at Eva kommer retur, hvor hun er stillet i udsigt at få diverse materiale fra tidl. Formand på USB stik

  • Verserende sag med HNG – der varetages af tidl formand. Hvor er vi?

Vi afventer Eva kommer retur for en status på sagen

  • Kontakt med forbundet – registrering af bestyrelse

Der har været møde med Forbundet, der er meget hjælpsomme! med hensyn til registrering af Bestyrelse kan formanden registrere dette på selvbetjeningsportal. Afventer Eva kommer retur

  • Kontakt med Forbund 26/6 –økonomiforhold

Møde med Forbundet omkring økonomi spørgsmål. Forbundet varetager betalinger, og regnskab. Samvirkes kassere og Forbundet er i løbende dialog indtil alt er overlappet/automatiseret. Alle forfaldne regninger er betalt.

  • Samspisningsudvalget – aftale?

Der har været dialog med samspisnings udvalget, og blevet aftalt rammer for afholdelse og økonomi.

  • Rengøringsaftale?

Vi har nu fået telefonnummer, og fakturaer fra Samvirkes rengøring aftale. Der ligger p.t ikke en formaliseret aftale på skift. Afventer Eva er retur for kontakt.  

  • Kontakt til Bank?

Samvirkes kasserer har været i dialog med banken, og der er lavet en mødeaftale. Alle BS medlemmer skal aflevere billeddok + sundhedskort kopi

  • X-nøgler skal udskiftes og kontakt til firma?

Har endnu ikke fundet sted. Afventer at Eva er retur for kontakt med firmaet, der har fået betalt faktura – arbejdet er ikke udført.

  • Nøglekvitteringer, indsamling af A + B nøgler, udlevering?

Der forsøges stadig at skabe et overblik over hvem der har A og B nøgler, og får nøglerne samlet og få opdateret kvitteringer.  

  • Præmie haver?

afventer

  • Hjertestarter?

Der har været kontakt med hjertestarter ”firmaet” – som tilbyder at komme og lave kurser for interesserede i Huset. Hjertestarterne virker.  Frank er tovholder.

 

 

2.                        Nye opgaver

                           Gangudvalg: datoer, opslag, lister til overblik

                           Gangudvalg opslag er fabrikeret, og der er lavet mappe der indeholder oversigt, sedler.

                           Gang udvalget træder til 11.07.19. Der kommer opslag på tavler + web

3.                        Drøftepunkter

InvitationKloak udvalg (back up og sparring med bestyrelsen, deltagelse i fælles-have-møder):

Enighed om at afvente formanden er retur. Drøftes på kommende BS møde

Juridisk bistand v køb/salg

Samvirkes aftale med Forbundet er opsagt dvs. at Samvirke skal finde advokat bistand fra anden side. Ved møde med Forbundet blev det oplyst, at man har sendt anbefalinger på andre advokater. Forbundet vil genfremsende mail.

Køb/salg proceduren er blevet mere omfangsrig og snørklet end tidligere. Blandt andet kræves der tinglysningsdokumentation. Diverse udgifter i forbindelse med salg dækkes af sælger.

Der er aftalt møde med Forbundet i august måned.

Gladsaxe kommune mailet ang procedure ifm deres godkendelse.

Udlejning af hus – procedure

Der er lavet en mappe + procedure + reglement til brug ved udlejning. Fremadrettet opkræves lejen sammen med haveleje. Frank & Sølvi besigtiger Huset efter udlejning.

           

Intern venteliste

Enighed om at Intern venteliste skal genoptages. Der laves en skabelon, procedure, opslag, etc (tina)

           

Opmærksomhed til Flag chefen

Det socialt ansvarlige team 😊 – husker en erkendelighed når sæsonen går på hæld.

 

Invitations opslag ang. Bistand til Godkendelse til bygninger/ombygninger

Drøftelse. Enighed om at BS p.t varetager opgaven.

 

Invitations opslag ang bistand til vedligehold af fælleshuse (overblik)

Drøftelse. Enighed om at BS p.t varetager opgaven.

 

 

4.                        Meddelelser, og orienteringer – samt henvendelser fra/til

                           Mail fra have nr. X af  d. xxx.xx.xx vedr. vedligeholdelse

                           Møde med kloak -fælles-have-gruppen 7 juli 2019

Der er inviteret til fælles møde med have-kloak gruppen. Eva og Thomas deltager + tidl formand John. Vi afventer fortsat diverse materiale

Oprydning i huset

Der er sat gang i en oprydning på kontoret. Alle bedes give en hånd.

Samvirke mail

Virker og er på hjemmesiden

Pant i Haver – skrivelser m.m.

Afventer møde med Forbundet i august måned.

Byggeri

Der er 2 verserende sager: Thomas er person på H x og Carsten er på Hx ??

                                                     

 

5.                        Akutte beslutninger

 

6.                        Kasserer

                           Se øvrige punkter.

7.                        Evt.

                           1 Låsen til køkken container er itu – Klaus ordner.

                           2 Høst i Samvirke: Frank tager initiativ til at arranger høstfest til 7 september 2019.

Referat Bestyrelsesmøde 16. juni 2019

 

Referat af 1. bestyrelsesmøde 16 juni 2019 kl. 17:30 i Huset

Tilstede: Carsten, Thomas, Klaus, John, Sølvi, Eva, Michael, Tina – afbud Frank

Referent og ordstyrer: Tina

1.                        Konstituering jf. vedtægter – næstformand og sekretær

                           Tina vælges til sekr, og næstformand

2.                        Nye opgaver

a)      Fordeling af ansvarsområder (se inspirationsbilag)

Fordeling af ansvarsområder foretaget. Tina laver et skema der rundsendes, og hænges på kontoret.

At være ansvarlig betyder at man har overblik, og initiativ på ansvarsområdet – og bindeleddet til den samlede bestyrelse.

b)     Fordeling af fællesarbejde

Tina laver et skema som rundsendes, og hænges på kontoret.

Drøftelse af at det fremadrettet kan være godt med en helårs-fællesarbejde-plan med fokus punkter for arbejdet.

c)      Fordeling af kontorvagter

Tina laver et skema som rundsendes og hænges på kontoret. Hvis man ikke kan tage sin vagt, er man selv ansvarlig for at bytte med en kollega.

  • Ønske om at kontoret er åbent hver onsdag fremadrettet, hvilket tænkes ind i kontorvagtskemaet.

(beslutning)

d)     Etablering af møde med kloak udvalg (John & Jørgen)

De ansvarlige for kloak (Eva, Thomas, Frank) tager kontakt med øvrige kolonihaver, og orienterer sig i eksisterende materiale. Eva har været i dialog med tidl. formand John – som indtil videre gerne vil være aktivt deltagende omkring kloak.

Bestyrelsen er enige om, nødvendigheden af at have opmærksomhed på kloak! at komme i dialog med de andre kolonihaver, at indkalde Samvirke medlemmerne til information/beslutning, at undersøge finansieringsmuligheder & indkalde Samvirke medlemmerne til information /beslutning.

Fra tidligere bestyrelse er det oplyst, at der kan deltage 2 personer i ”fællesudvalget” der består af 4 haveforeninger. 

Jørgen H 78 har deltaget sammen med BS repræsentant. Kontakt til Jørgen(Tina)

Drøftelse af et kloakudvalg, der kan fungere som sparring, og back up for ”fællesudvalgets” repræsentanter og bestyrelsen. Invitation omkring dette til drøftelse ved næste møde. (OPF) 

e)     Praktisk overlevering fra tidligere bestyrelse – nøgler & PC’er & koder & mail

Eva har været i kontakt med tidl. formand, og har fået udleveret nogle nøgler, og en Pcer. Thomas har desuden modtaget en nøgle fra tidl formand. Der eksisterer ikke en Samvirke telefon, oplyser tidl. formand.

Pc’er fra kasserer modtages 19/6 2019

Der tages kontakt med web Klaus, og han inviteres til et møde (Eva).” Mail- Robert” kontaktes for en overlevering (Tina) – således at vi kan være i kontakt med medlemmerne.

Koden til øl, vand og kaffe skal ændres (Michael, Frank, Klaus) OPF

f)       GF – underskrifter & indsendelse til Forbund

Eva har modtaget underskrevet GF-referat der skal indsendes til forbundet, og dernæst på Website (Tina)

g)      Fokusområder på fællesarbejde

P.t skulle der hænge en liste over arbejdsområdet på kontoret. Undersøges, og punktet overføres til næste gang.  (OPF)

h)     Pant i Haver – skrivelser m.m.

Spørgsmålet undersøges ved overlap fra tidl. formand og kasserer ved møde 19/6 (Sølvi, Tina OPF)

3.                        Status og opfølgning på igangværende opgaver

a)      Møde/overlap med tidl. formand og kasserer (Eva)

Der er taget initiativ til et overlap møde 19/6-2019. Eva har været i kontakt med tidl. Formand og har fået udleveret noget materiale, og orienteringer om igangværende sager. For indeværende mangler vi overblik.

Alle mails er slettet – tidl. formand vil aflevere USB stik med materiale. (OPF) (EVA)

Eva har endvidere fået mail videresendt der er kommet til den tidl. formand. Der er aftalt at verserende sag med HNG vedr. gas regning varetages af tidl. formand John. (OPF)

b)     Kontakt med forbundet – registrering af bestyrelse (Eva)

Pga. Evas ferie aftales at Tina søger for dette.(OPF)

c)      Kontakt med Forbund/Kreds – støtte omkring økonomiforhold (Sølvi)

Der er aftalt møde 26/6 (Tina og Sølvi deltager) (OPF)

4.                        Drøftepunkter

a)      Juridisk bistand v køb/salg

Afventer møde med forbund /Kreds (OPF)

b)     Kontoråbnings interval

Beslutning om at kontoret holder åbent alle onsdag i sæsonen.

c)      Kloak udvalg

Afventer næste BS-møde (OPF)

d)     Andre Udvalg

Mail fra Samspisnings udvalget: ønske om at afholde fællesspisning. Svar afventer overlap møde (OPF) – men god succesfuld ide som der bakkes op om.  

 

5.                        Meddelelser, og orienteringer – samt henvendelser fra/til

6.                        Evt.

# Alle X-nøgler skal udskiftes. Der er betalt for opgaven. Bestyrelsen skal i kontakt med firmaet, og aftale hvornår opgaven bliver udført. (Eva og Klaus) OPF

# Der mangler overblik over hvem som har A og B nøgler. Der mangler desuden nøglekvitteringer.  Drøftelse af eventuel udskiftning af A-og B nøgler. Enighed om at Klaus skaber overblik over nøglesituationen.

# Eva er ikke til rådighed i uge 25 -26-27 pga. ferie

#  Rengøring; der skal undersøges hvem der varetager rengøring, og tages kontakt (Eva) OPF

#  Der skal tages kontakt med banken (Sølvi)

# Der eksisterer p.t 1 hævekort til banko-cheferne. Sølvi kontakter for at blive informeret om eksisterende aftaler omkring regnskab.

# Mikael får overleveret brev omkring præmie haver – som han vil tage sig af (OPF)

# Modtaget brev vedr vores hjertestartede der skal genstartes. (Frank) OPF)

# drøftelse af et referat og dagsorden format. Enighed om at indtil videre sørger Tina for at udsende en dagsorden, hvor man kan putte punkter på – efter bedste evne.

# Vores flagmand skal have en opmærksomhed (de ansvarlige for social ting) OPF

# drøftelse af genoplivning af intern venteliste (OPF)

 

7.                        Næste møde

                           1/7 kl. 17:00                               15/7 kl. 17:00                             29/7 kl. 17:00

                           Alle møder afholdes i Huset.

Referat bestyrelsesmøde 4/3 2019

                                                             Bestyrelsesmøde Søborg den 4/3-2019

Klaus Maibritt Thomas og John

 

John:

Vi fortalte lidt om hvad der sker i vores miniudvalg (Tornhøj)

De er i hastig fart på vej derud af og har  glemt hvad vi aftalt ved vores sidste fællesmøde rådgivende ing. skal komme til møde med alle 4 foreninger .

Så vi skal lige have sat bremseren til så vores indbyrdes aftale ikke løber af sporet

Klaus spurgte ind til det økonomiske aspekt i helle det her  og som Maibritt sagde vi kan godt begynde at gætte men det får vi ikke noget ud af , det eneste vi ved er at der skal ligge tilbud på kloak ind til hus eller stop ved have låge og tilbud på tank med tilslutning og tilbud på vand og el hvis vi vælger tank samt renovering af vejene bagefter med alt dette ved vi først noget om når den rådgivende ing. har været inde over

Maibritt og John har været i forbundet og fået ordnet (godkendt) vores regnskab og budget, fremsendes til jer en af dagene

Klaus skaffer tilbud på maling af køkkenet

Nye skabe i køkkenet og nedtagelse af gamle radiatorer

Formøde om generalforsamlingen skal være enten den 16-3 eller 23-3 kl. 10,00

Trykprøvning af vandrør den 24-3 inden vi lukker op den 31-3-2019

Vi skal være 3 x 2 mænd til at gå rundt og tjekke for utætte rør/haner

Venteliste til opskrivning bliver den første tirsdag i april i fælleshuset

Referat bestyrelsesmøde 4/2 2019

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 04-02-2019 kl. 17,00

Fremmødte: Thomas Klaus Michael Kim og John

Ref. ref. og dir : John

Formanden startede med at for tælle lidt om de nye tiltag vedr. vurdering Maibritt og jeg havde møde med vurderingsfolkene i lørdags

Der vil komme ændringer i år, vurderingen skal betales direkte til vurderings folkene på vurderings dagen 

Samtidig vil vi lave en kuvert som man kan få udleveret på kontoret eller finde på vores hjemmeside

Den vil indeholde alle nødvendige informationer vedr. salg

Så havde vi en længere diskussion ang. kloakering og hvilke tiltag der skal for os

Vi brugte megen tid på hvad nu hvis og gætter en masse og mange gode idéer  som vi håber på at få svar på når der engang er fundet et rådgivende firma til at hjælpe os

Kender vi nogen ud over Jørgen som kunne tænke sig at komme med i kloakudvalget for alle 4 foreninger ( kollektiv kloakudvalg )

Hvis der er flertal og man vælger tank i haven er det så en kollektiv betaling eller skal man selv står for betaling og finansiering da det jo er på egen grund ?

Jeg tager kontakt med formanden i 4 juli for at høre hvordan hos dem og for at høre om der er noget vi skal være opmærksomme på

Generalforsamling ?

Klaus vil gerne træde ud af bestyrelsen men vil samtidig gerne være vores webmaster

Michael Maibrit og John bliver hvis vi bliver valgt

Næste møde den 4-3-2019 kl. 17.00

 

 

 

 

 

Referat bestyrelsesmøde                                                                                                                            1/10 2018

 

Afbud: Kim, Thommas

Dirigent John

Referent Klaus

 

Referat af sidste bestyrelsesmøde godkendt.

Kloak:

John og Maibritt har haft møde med HF Skrænten og HF Fælleseje angående kloakering`s problematikken som er beskrevet i den nye lejeaftale for vores område, aftalen er indgået mellem Gladsaxe kommune og Kolonihaveforbundet.

HF Tornhøj ville godt have været med til mødet, men var ikke blevet inviteret.

HF Tornhøj har allerede haft kontakt til Gladsaxe Kommune og Novafos vandleverandør.

Vi arrangerer snarest et fællesmøde med Skrænten, Fælleseje, Tornhøj, Novafos og Gladsaxe Kommune for nærmere drøftelse af lejeaftalens afsnit, angående kloakering/spildevandstanke i haveforeningerne.

Vi dropper den ekstraordinære generalforsamling, idet der allerede ved en tidligere generalforsamling er bevilget 150.000,00 kr., til rådgiver undersøgelse vedrørende kloak/spildevandstanke.

Forsikring:

Vores kollektive brand/husforsikring er frivillig, skal den fortsat være det?

Vi undersøger hos Forbundet, om vi kan kræve at alle kolonihaver er tvunget med i forsikringen, idet den er tegnet med den forudsætning at der skal betales præmie for alle haver.

Hussalg:

Vi har problemer med registreringen af hvilke haver/huse der er optaget pant i, samt manglende skøder i sagerne, der er sat en advokat fra, Pro Erhvervs Advokater, på sagen.

Forbundets behandlingstid for de enkelte hussalg i 2018, har taget meget lang tid, det er vi ikke tilfredse med, Maibritt kontakter Forbundet.

Huse og bebyggelser på grunden skal ved salg, være lovlige, det vil sige overholde tilladte mål, beliggenhed på grunden samt indretning af huset.

Huset kan ikke sælges hvis dette ikke er overholdt.

Bestyrelsen tjekker dette ved ønske om salg.

Bestyrelsen forsøger at arrangerer møde med Poul fra nabokredsen, den 21/11 kl. 18,00, for en snak om hvordan vi forholder os med hensyn til lovliggørelse af haver/huse.

 

Maler tilbud:

Maler tilbud af fælleshus og pavilloner blev godkendt, John kontakter malerfirmaet for igangsætning.

 

Webmaster:

Vores Webmaster stopper ved den ordinære generalforsamling, så vi skal finde en afløser, Klaus arrangerer møde med Helle og Robert i løbet af efteråret eller tidlig januar/februar for gennemgang af jobbet og senere overtagelse af Webmaster funktionen.

 

Næste møde 5-11 2018 kl. 17,00

 

 

 

Bestyrelsesmøde 10/9-2018

Bestyrelsesmøde 10-9-2018

Fremmødte: Michael- Klaus- Thomas – Kim – Maibritt -Carsten – John 

Ref. John 

Dir. Maibritt 

 

John brokkede sig over manglende initiativ, i hverdagen 

Vi fik diskuteret den nye lejekontrakt frakredsen bl.a. nye tiltag vedr.

husstørrelser m.m.

Fremover skal alle ”ulovligheder” lovliggøres hvilket vil sig max 60 kvm,

afstand til hæk, ulovlige toiletter, alt dette skal reetableres, da huset 

ikke bliver vurderet og derfor heller ikke sælges, nyt tiltag fra forbundet 

bestyrelsen skal ud og tjekke mål på husene inden vi sætter dem til vurdering 

Vi inviterer Poul til at deltage i et af vores bestyrelsesmøder for at lære os lidt om vurdering m.m.

Vejbump ang. vores ændring af hastighed som ikke var gjort korrekt, er ført tilbage til 20 km

Blev der spurgt ind til om man kunne søge en gang til for at få det ned på 15 km.

Har vi (bestyrelsen) lov til at gå ind i andres haver og tjekke og ja det må vi (Bestyrelsen)godt 

Thomas havde tilbud på nye nøgler og smæklås til Kagsåen                       vi vedtog at sætte i gang 

Klaus kontakter Robert for at få adgang til vores hjemmeside, da han skal tjekke og rette i vores vedtægter og ordensregler 

Vi havde en længere dialog ang. kloakering og hvad vi skal i gang med 

og den var heftig, hvad kræves der af os med hensyn til løsningsmodeller, da vi ikke har forstand på den slags, blev vi enige om at købe os til hjælp fra et rådgivende Ingf Firma

Maibritt og John skal mødes med Fælleseje og Skrænten for at finde ud af hvor står de, kan vi lave en fælles løsning eller?

så derfor vil vi indkalde til ekstraordinær generalforsamling den 28-10-2018 kl. 10,00 i forsamlingshuset, for at få bevilliget penge til at sætte det rådgivende ingeniørfirma i gang                                                      Maibritt sørger for dirigent 

Klaus tjekker malertilbud om det er med grunder eller?

Indkøb af mere asfalt 10 sække 

John og Thomas og 2 fra pligt arbejde vil køre rundt i weekenden og lapper de værste huller

Kim køber en lasermåler til opmåling af huse  

Klaus søger for at lave et skriv til de 3 problemhaver vi har 

Næste møde 1-10-2018 kl. 17.00

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-7-2018

Bestyrelsesmøde i HF   Samvirke den 4-7-2018

 

Vi var John- Kim- Michael- Klaus- Maibrit- Carsten- Helle- Thomas. 

 

John Lage ud med at snakke om trekanten/skraldeplads og der skal Maibritt og John laver en ansøgning til kommunen. 

 

Thomas laver prøv med  koldt asfalt søndag på pligt arbejde. 

 

Vi ved at undersøge hvor de sidste vejbump er og hvad vi må ifølge de regler der er.

 

Maibritt og Carsten udarbejder brev til de haver der er misligholdt. 

 

John og Michael skal ud igen 2 uger efter første gang og kigge på de haver der havde fået en seddel. 

 

Evt. Ferie i vinter periode. 

Thomas får lavet et tilbud på lås og omlægning til nye a nøgler

 

Møder resten af året er 

6-8-18 og 3-9-18 og 1-10-18 og 5-11-18  ( det er altid den første mandag i måneden)

og så er det jule ferie 

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-6-2018

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-6-2018

Vi var Kim- Klaus- Michael og John

Det var et stille og roligt møde hvor der blev diskuteret løst og fast

Jeg har et meget vigtigt punkt som omhandler et mega stort hul på Begoniavej ud for 122

Vejen er undermineret og der er et hul på 0.5 x 0.5 x 0,4 jeg har bedt JG Kloak om at komme og kigge på det før hullet bliver større og nogen kommer til skade

Thomas har været rundt og kigge på asfalt mens han luftede barnevognen

Jeg tager kontakt med politiet ang. vejbump

Skraldeplads udenfor blev debatteret

Eller permanent tilladelse til at bruge trekanten udenfor porten

Thomas Jørgen og John skal finde en dag hvor

De kan gå rundt og tjekke haver.

Vi havde en lille diskussion hjælp til folk som ikke har eller kan klippe deres hække om vi evt. skulle tage med på fællesarbejde

Vi skal have Miele ud og se på vores vaskede æder vores penge

Nickolaj har afleveret en tegning på tilbygning den afviser vi da den ikke er fyldestgørende nok

Næste møde dem 2-7-2018 kl. 17.30

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde den 14-5-2018

Bestyrelsesmøde den 14-5-2018

 

Hvem er vi hvad kan vi hver især

Vigtigt Lidt til i år

Flere vejbump

Er der regler om hvor mange der må være

Lys ved kontor bad (Jørgen kontakter el mand)

Asfaltering

Skraldeplads udenfor haven (renovering)

Hvem vil tage ansvar for hvad

Stonies datter siger hun bor i 112 (vil leje telte)

Hvem vil være havebetjent

Pinse morgen?

Helle vil godt hjælpe til med hjemmesiden

Næste møde 4-6-2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 6-3-2018

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 6-3-2018

Fremmødte Jørgen -Lene Henrik og John

 

John blev valgt som ref. Og dir.

Formanden:

Fremvisning af have 102 er blevet udsat da den skal genvurderes, iflg. forbundet skal den vurderes på ny da en vurdering kun gælder til et salg

Ole vil gerne sige et par ord ved flaghejsning i huset de1-4 kl. 09.00 vi møde ved flagstangen og synger en sang derefter er der morgenmad i huset Henrik sørger for morgenmad og John sørger for pålæg og tilbehør

Evt. en dram hvis vi ikke har i depotet

Jørgen og Henrik tager på havevandring for at tjekke hvor der skal laves asfaltarbejde (stort hul i Begonievej) vi skal også tjekke vej bredden da der er flere steder vor asfalten er forsvundet i vejkanten

De sørger for tilbud fra 2 professionelle firmaer

De 2 problemhaver  har fået brev med besked om at løse deres problemer

John sørger for at der bliver lavet kloakeftersyn

Vandtryksprøvning er blevet udsat i en uge på grund af frosten

Maibritt – Henrik og John holder oprydningsmøde i tanker og sind når det passer alle tre

Madklubben starter op på ny primært med Inger Steiner som primus motor da Kathe er skidmas man vil gerne bede om 1000.- kr. som opstarts kapital, hvordan takler vi den Maibritt

Kontorvagt Henrik tager gerne alle vagter i april md

Arbejdslørdag 17-3-2018 fra 09.00 til 16.00:

Forspil til generalforsamling, Henrik tjekker om formadsportalen virker så vi kan sende 95% af vores invitationer pr mail

Vedtægtsændringer forsøger vi at få gennemført samtidig

Oprydning af øldepot, vi skal tjekke om øllet er for gammelt, evt. sælge det billigt for pantværdi

Humleekspressen kan hjælpe med at bringe øl og vand

Jørgen til Henrik: har vi glemt Per`s bryllup og ja det havde vi åbenbart

Byggeudvalg nye regler:

Fremover SKAL byggeri og ændringer tjekkes af os ved afslutning for at være sikker på at tegninger og byggeri er ens, eller skal rettes til

Næste møde er den 23-4-2018 kl. 17.00

Tjek om der er kommet forslag til generalforsamlingen

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 30-1-2018

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 30-1-2018

Vibeke-Klaus-Erling-Jørgen-Maibritt-Carsten-Gert-Henrik-John

Lene var fraværende

 

Dirigent. Erling

Ref. Klaus & John

Vi havde Gert på besøg som lærte os lidt om kloaksystemet i foreningen

John har lovet at fremskaffe en stor A3 oversigt over haveforeningen så vil Gert påføre hvor div. Brønde er så vi fremadrettet kan rense og vedligeholde kloaksystemet. Der ved at være et separat bilag over Gerts foredrag   

Formandens beretning

Vi valgte at udsætte underskrivning af forrige ref. Da der var en uoverensstemmelse om formuleringen

Test af vandet den 10. marts Vandåbning den 25-3-2018

Bod for åbne hovedhaner, hvis hanen sidder i skel vil begge haver få bod på kr. 500,00

Flaghejsning dem ¼ kl. 09,00 og morgenbuffet i huset bagefter

Henrik spørger Ole have 110 og han kan sige et par kloge/sjove ord.

Generalforsamling 29-4-2019

Første kontorvagt 4/4-2018 Henrik tager den første vagt

Op skrivning til venteliste i huset den 3-4-2018 kl. 18,30

Arbejdes lørdag den 17-3-2018 hele dagen

Bestyrelsesmøde 6-3-2018 kl. 17,00

Problemhaver får en skriftlig invitation til møde med os

Klaus -Maibritt og John skal gennemgå ordensregler og vedtægter for evt. oprydning omkring den 13-2-2018

 

Referater fra tidligere år.

Referater fra tidligere år kan udleveres på kontoret spørg bestyrelsen i kontortiden.

Overskrift

Jeg er en paragraf. Klik her for at redigere mig og tilføje din egen tekst. Jeg er et godt sted at fortælle dine besøgende lidt om dig selv, og hvad din hjemmeside handler om.