Bestyrelsesmøde i HF Samvirke mandag den 2-10-2017

           Bestyrelsesmøde i HF Samvirke mandag den 2-10-2017

Fremmødte Jørgen Lene Erling Claus Henrik og John

Valgt til dir. Erling

Valgt til ref. John

Godkendelse og underskrivning af sidste ref.

Byggeriet er næsten på plads vi mangler lidt ekstra søm efter eget valg,

som sættes i gang nu hvor træet er lidt fugtigt af Jørgen

telefonkabel på ydervæg lægges i rør af John

Tagrender over dør skal efterses af HRH da det drypper oven over dør

Vi har brugt mindre end budgetteret ca. 200.000 kr.

Salg og vurdering have 20 og 118 skal sælges mangler vurdering

Hvem har ansvar for nybygninger, hvis der bygges mere end tilladt, vi godkender tegning men godkender vi også det færdige byggeri?

Jørgen tjekker reglerne

Møde i kredsen i huset den 12-10-2017 kl. 19.00 Erling og John deltager for Samvirke

70 års jubilæum til næste år bliver den 11-8-2017 Tanja er tovholder

Fisketuren er på plads og de har fået deres tilskud som lovet, 6 personer

Vi skal have lavet en liste over de håndværkere som vi kan tilkalde ved uopsættelige problemer (Slamsug- el – vvs)

Udsug og el er på plads i baderummet, men vi skal have fundet en løsning på hvordan vi undgår at der drejes på udsuget (Henrik)

Haven værktøjer som før har været udlejet som man nu kan låne, er det forsikringsmæssig ok? og skal laves eftersyn på vores maskinpark (Arbejdstilsyn) logbog.

Arbejdsdag januar udsættes til hele bestyrelsen er på plads

Asfalt lappeløsninger til næste år, derefter skal vi finde ud af hvad vi vil som permanent læsning (Grus gummi eller en total asfaltering)

Oprydning på vores hjemmeside Claus stiller gerne op med hjælp fra et par stykker mere + Robert

Gennemgang af vedtægter og regler skal gøre up to date, så løs og gennemgå om der er noget i syntes der skal ændres eller bare formuleres på en anden måde

Vandåbningsproblemer, i dag sender vi regningen til den have der har hanen men er det fair hvis man er 2 om at dele hanen er man vel også 2 om at dele boden

Klaus og Erling vil gerne stadig stå for vandåbning og tjek af tryk ved sæsonstart

Fællesforsikring i HF Samvirke skal man melde sig til eller er ma automatisk tilmeldt ved køb af have? (Maibritt)

Dræn fra motorvej er det vores dræn eller kommunalt? Jørgen spørg

Årshjulet Claus sender en revideret udgave til os og vi skal gå den igennem i god til så vi kan skrive os på listen over de ting vi genre vil tage ansvar for

Hvordan får vi skanneren til at virke på kontoret? John og venner tjekker)

Jørgen sørger for at hjertestarteren tilmeldes igen

Næste møde 1-11-2017 kl. 17.00

 

Bestyrelsesmøde i Samvirke den 4-9-2017

                                                 Bestyrelsesmøde i Samvirke den 4-9-2017

Claus Vibeke Erling Henrik John

Ref. John

Dir. Erling

Ref. Fra sidste møde godkendt og underskrevet

Formanden fortalte om vores bygge sag man er ved at lægge de sidste brædder samt krone på pavillonerne, da disse ting ikke var med til tilbuddet har vi valgt at takke ja til at betale kronen 14000 kr. mod at HRH betaler brædder og arbejdsløn

Elektrikeren har været og set på bade pavilloner i herreafdelingen hvor der manglede lys og udsuget sugede hele tiden så det er tjekket og bliver gjort færdigt i morgen

Høstfest på plads der er 30 tilmeldte indtil videre nogle ville gerne betale med mobil pay da de ikke er hjemme om onsdagen vi talt om at man kunne betale ved døren jeg tror vi blev enige om at købe lidt mere mad så der også var hvis der kom nogle i sidste øjeblik vi fravalgte at bestyrelsen skulle gratis med.

Alle de haver som har været til salg er nu solgt og på plads det eneste er mangler er have 20 som ikke er vurderet endnu

Der vil være kommunalt møde i huset den????

Henrik og Claus deltager for samvirke

Problemhaverne er kontaktet nogle har været til møde hos Henrik og mig, de har alle fået en skriftlig besked om at de har 14 dage til at få det ordnet ellers vil vi få det gjort af professionelle for deres regning nogle er gået i gang

Slamsug vi skal have lagt besked ud på hjemmesiden om at slamsug med biler over 3500 kg er forbudt,

 

Efterårs lørdags møde, vi skal finde ud af over nogle timer på en dejlig lørdag om hvad der skal laves på sigt, men stadig tage højde for de uafklarede sager vi stadig har kontoroprydning – hjemmesideoprydning m.m.

Hvem vil være med i tænketanken en lørdag efteråret fra kl. 09,00 til 14,00 så vi kan få renoveret vores to do liste

Pligtarbejde/ rengøring af fælleshus, skal vi stadig lade det indgå i pligtarbejdet

Det røde skur skal vi åbne det for udlån af værktøj, der var en heftig debat om for og i mod, hvordan med en forsikring, men vi blev lidt enige om at sætte et skilt op på døren med Sømandens telefonnummer på hvis Peter vil så man kunne kontakte ham for hjælp til rep. af haveredskaber og cykler m.m.

Vi kunne ikke blive enige der skulle være salg af drikkevare de fleste var imod

Vores router er låst inde, den skal frem i salen og stå så vi skal have nogen til at hjælpe med at flytte den

Den gamle kontor Pc’er blevet renoveret Henrik vil gerne købe den til sit barnebarn flertallet gik ind for at han ”bare” kunne tage den med hjem

Grus der er nu lagt besked ud på vores hjemmeside om at ikke købes mere gus i år på grund af manglende betaling, Erling kom med en ide om MobilePay, samtidig skal vi overveje om prisen på grus skal sættes op til 20.- pr. bør. hvis vi stadig vil ”sælge” grus til næste år

Årshjulet tages op næste gang

Næste møde 2-10-2017 kl. 17,00

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 7-8-2017

                                                    Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 7-8-2017

Maibritt Vibeke Claus Carsten Jørgen Henrik og John

Dir. Claus

Ref. John

Tideligere ref. blev underskrevet

 

Henrik rykker for ref. fra 3-4-5-67 md til hjemmesiden

Kredsen og os arbejder stadig med en afklaring på vurdering/forsikringssag Henrik har bedt kredsen om svar senest fredag kl. 12,00

Vi har fået endnu et problem med en have og kredsen forkert vurdering (måske)

Høstfest den 16-9-2017 kl. 18.00 i fælleshus Henrik kontakter Lene for at få lidt info. Om hvordan man gør svar på deltagelse senest 8 dage før på kontoret

Prisleje 100-150 kr.

Byggeriet af fælleshus og pavilloner (HRH starter op igen for at få det færdiggjort (fejl og mangler) og er blevet lovet fredag.

Ekstra søm i brædder efter vores ønske starter op når HRH er færdige

Havevandring/ gangudvalg vi havde en længere dialog om vi gør det rigtig Jørgen og John vil gennemgå proceduren for at se om der evt. skal rettes noget i den, hvis ja skal det op på generalforsamlingen, info skal op på nettet og vores skabe

SPEC. Referat:

Formanden har givet Lars lov til at låne nøglen til den have han vil købe, for at se på bygningen, desværre viser det sig at Lars er gået i gang med at arbejde i haven selv om salget ikke er blevet gjort færdigt. Nøglen skal tilbage til John, Henrik henter og må først udleveres når hele slaget er gået i orden og underskrevet

Henrik og Maibritt havde en længere dialog om dette emne, derfor dette spec. Ref.

Fremover skal ved adm. møder skal alle 3 være tilstede Formand- næstformand og kasseren

Problemhaver fra gangudvalg indkaldes til møde med Henrik og John

Hækken vi i bestyrelsen vil sørge for at den bliver klippet ned og ind, så den er lovlig

Bygning og ændring af huse, i dag aflevere man en tegning med mål på kontoret når vores byggeudvalg og teknisk forvaltning har godkendt må man gå i gang med byggeri. men hvem tjekker bagefter om alt er overholdt og lovligt?

Rengøring af toiletter m.m. vi vil få et firma til at komme med et bud på rengøring 2 gange om ugen. Starter op i ny sæson

Henrik køber ny kontorstol

Jørgen tjekker om han kan skaffe ”nye” spisebordsstole

Nogle klager over lunker i vores gangsystem Henrik og John vil gå vejene igennem og afmærke hvor der skal ny asfalt på

Havesalg og venteliste vi skal have revideret vores oplæg til hjemmesiden, så der fremadrettet ikke er nogle misforståelser

Haver i restance kontaktes af Henrik og John

John har dialog med Henrik Tofteng om køb af en større container

Jørgen og Maibritt køber vores gamle gasanlæg

Næste møde 4-9-2017 kl 17.00 ?

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 03-07-2017

 

                                                                                     Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 03-07-2017

 

 

 

Jørgen – Klaus – Vibeke – Maibritt – Carsten – Lene – Henrik

 

Afbud John -  Erling

 

Dirigent Lene

 

Referent Klaus

 

Godkendelse af forrige referat, udsat til næste møde.

 

Formanden:

 

Der er kommet en klage fra samspisning om at ovnen ikke var rengjort, bestyrelsen laver ekstra tjek af rengøringsstandard mandage før samspisning.

 

Gave til 4 Juli`s jubilæum, Majbritt overfører 500,00 kr. til 4 Juli`s bankkonto.

 

Der tilføjes nyt standard punkt på dagsordenen, punkt 4 Sekretær, efterfølgende punkter rykker en plads.

 

Vinter søndags åben fortsætter, Ole er tovholder.

 

Der har været klage over vaskemaskiner giver dårlig lugt til vasketøjet, Majbritt afkalker fremover vore 2 maskiner en gang om måneden og tjekker samtidig filtre, og vil fremadrettet observere hvis det er ”genganger” haver som klager.

 

Der er problemer med at udprinte fra hjemmesiden, Henrik kontakter ”web” Robert.

 

HF Samvirke har 70 års jubilæum i 2018, dette skal forberedes i år, budget - reception – fest, vi nedsætter et udvalg til at varetage opgaven, Lene er tovholder.

 

Høstfest bliver 16/9

 

Vi skal have lavet en oversigt med kontaktpersoner for diverse opgaver, eks. Udlejning af fælleshus – telte – materiel/værktøj, listen skal hænge på kontoret samt evt. på opslagstavlen og hjemmesiden.

 

Maskinparken mangler manualer for drift/vedligehold, Klaus 133 og Erling 50 kontaktes for deres viden angående vort materiel.

 

Have 116, 118, 120, 129 er vurderet, men vi mangler at modtage vurderingsresultaterne.

 

Der var debat om hvorvidt vi selv skal foretage vurdering af løsøre ved tvangssalg, Majbritt kontakter forbundet for nærmere information om hvordan vi skal forholde os.

 

Der var forskellige ændringer til årshjulet, ændringerne bliver rettet til, efter næste møde, hvor årshjulet drøftes færdigt.

 

Det blev drøftet om vi fortsat skal have kontorvagt hver uge, eller om det skal ændres til hver 14 dag, beslutning tages på februar mødet.

 

Arkivskabene får nye mapper, papirer fra gammelt arkiv skal flyttes over i de nye mapper, Majbritt er tovholder.

 

Fremadrettet vil der blive arkiveret digitalt.

 

Køb/salg af haver, sagerne køres af Henrik og Jørgen.

 

Have 112 er nu solgt.

 

Der er lidt utilfredshed med rengøring af fælleshus og toilet bygning, Majbritt får tilbud fra rengøringsfirma.

 

Lejepris for fælleshus er for lav, ligeledes er rengøringsprisen også for lav, priserne bør sættes op.

 

Vi har endnu ikke modtaget dato for repræsentantskabsmødet.

 

Byggesager og godkendelser:

 

Procedurer skal gennemgås og justeres, de reviderede procedurer skal fremlægges på 2018 generalforsamlingen.

 

Gangudvalg:

 

Det blev drøftet om gangudvalget skal være en stor gruppe som går hele haveforeningen igennem eller flere små grupper som så hver tager en del af haveforeningen ved havevandringen.

 

Det blev drøftet om man ved pligtarbejde kan ordne haver mod vej, i tilfælde af sygdom hos havelejeren, og om rengøring af fælleshus er pligtarbejde.

 

Majbritt foreslog at vi fremsætter forslag til generalforsamlingen om at hæve boden for udeblivelse til 1.500,00kr., for at skabe debat om de mange udeblivelser vi ser i år.

 

Der er stadig problemer med parkerede trailere, Majbritt kontakter politiet for at få ejerne til at fjerne deres trailere, hvis dette ikke hjælper, bør vi indkøbe låse til trailerne, låsene vil blive monteret på trailerne, dog første efter at vi har adviseret om dette.

 

Henrik bad om at alle bestyrelsesmedlemmer, ved marts 2018 bestyrelsesmødet giver information, i stikord, om hvad de mener skal med i beretningen på generalforsamling 2018.

 

Kasserer:                                                                                                   

 

Kasserer har modtaget restanceliste for ventelisten, det blev besluttet at slette de 13 fra listen som er i restance.

 

Byggesagen:

 

Der er stadig en tung kommunikation med HRH, det er svært at få kontakt med firmaet som ikke svarer på vore mails.

 

Henrik har dog haft gennemgang af byggeriet med deres konduktør, HRH afviser at trapperne er bygget forkert, trinnene vil dog blive understøttet.

 

Vi betaler ikke før arbejdet er afsluttet og godkendt.

 

Der var debat om hvilken løsning vi ønsker som afslutning af top på kontor og bade bygningerne, Klaus og Lars har tilbudt at færdiggøre toppen, med bræddebeklædning helt op, mod at blive fritaget for pligtarbejde i en årrække.

 

Jørgen har fået 2 tilbud fra BMT byg:

 

  1. Ekstra sømning af brædder i de nye facader 12.000,00 + moms

  2. Færdiggøre facader på kontor og bad til top med brædder 40.500,00 + moms

 

Vi godkender tilbud om ekstra sømning af ny bræddebeklædning på facader.

 

Det blev besluttet at HRH skal færdiggøre byggeriet efter oprindelig plan.

 

 

 

Mødet slut 19,45 ca.

 

Næste møde den 7-8-2017 kl. 17,00

 

 

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 06-06-2017

 

                                                                                      Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 06-06-2017

 

Jørgen – Klaus – Vibeke – Maibritt – Carsten – Lene – Henrik – John og Lars på gæstevisit

Lars var på besøg for at fortælle om hvordan det skrider frem med renovering af bygningerne

Allerede nu er der konstatere fejl ved inddækning af vinduer Syns og skøn mand kommer forbi og tjekker inden betaling

Fremtidige byggerier af en vis størrelse (kroner) skal vi have en bygherrerådgiver med ind over (Vedtægter)

Intern venteliste Maibritt kommer med et oplæg som vi kan sætte op på kontoret og lagt på hjemmesiden

Klaus har fået udleveret en A nøgle

Formanden:

Må man være flere fra samme familie i bestyrelsen?  en familie en stemme.

Flere mulige løsninger blev vendt, men vi enedes om, at lave en info til medlemmerne, hvor vi gør opmærksom på problemet og at det bliver løst på generalforsamlingen 2018. Derudover vil de 2 personer det gælder IKKE have stemmeret i tilfælde af afstemninger i bestyrelsen. Henrik laver info meddelelse til web.

En have har igen fået gravet i vejen af TDC uden vores tilladelse, han skal have en groft brev igen hvor han bliver informeret om evt. opsigelse sf lejemål hvis han ikke retter ind.

Have 116 elektrikeren har set på det og mener at det er bedst at rive ned og så få lavet el-tjek i den nye bygning

Have 129 Pænt hus kunne godt lave el-tjek men der var ingen strøm i huset måske TDC har fået kappet ledningen da de gravede strøm skal genetableres så der kan blive lavet el-tjek

Lene og John besigtiger have 129 for værdiansættelse af de ikke fjerne ejendele

Klaus blev overbevist om at han skal være sekretær

Henrik vil forsøge at fremsende dagsorden ca. 14 dage før møde i samarbejde med Klaus

4 juli holder 100 års jubilæum en 4 juli Lene og Henrik deltager med gave

Hvem vil deltage i køb/salg af kolonihaver sammen med Henrik og forbund, så der er flere som kender arbejdsgangen

Havesalgs regneark på computer på kontor så man kan hakke af hvor langt haven er i salgsprocessen

Ingen storskrald i år

John tjekker pris på 12 kub container og hvad kan vi få for vores den gamle 8 kub

Havevandring første gange den den 27/6 og anden gang den 11/7

John sætter besked op i skabene og på hjemmesiden

Mad klub afregning, Inger Nielsen og Cate Rosenquist kaldes til møde agn, manglende afregning med Henrik og John

Gasfyr kan sælges

Jørgen sætter gang i fjernelse af skorsten

Kasseren havde kun lidt nyt Nye gardiner og køleskab Lene og Maibritt køber nye glas til fælleshus

Lene tjekker om hun kan få en syns og skønsmand på besøg

Klaus tjekker om der sker ændringer i garantidækning ved ændringer i nybyggeriet

John bestiller grus til foreningen og stabil til rep af huller i parkeringspladsen

Hjertestarterkursus aften 22-8-2017 og 26-9-2017 i fælleshus

Ingen papirsække i år

Kontorvagt hver anden uge?

John køber ensrettet skilte blå til opsætning, da folk ikke kan finde ud af kørselsretning

Årshjul blev udsat til næste møde

Næste møde den 3-7-2017

 

 

 

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke mand. Den 6-3-2017

                                                 Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke mand. Den 6-3-2017

 

 

Fremmødte Lene- Maibritt- Henrik – Dennis - Lars – Klaus – Erling – Gert – John

Dirigent: Erling

Referent: John

Godkendelse og underskrift på forrige referat

Formanden havde ikke så meget ud over at flere spørger til hvornår der er adgang til huset, Henrik er blevet informeret om mobning mellem nogle af vores beboere,

Gert tager hånd om det og kommer med en tilbagemelding

Kasser Maibritt fortæller at der skal vore møde i forbundet 15-3-2017 ang. vores regnskaber, Gert deltager også

Et par problemhaver var til diskussion igen

Byggeriet går efter planen, vi har besluttet at sige ja til at HRH opsætter nyt køkken mod at vi selv river det gamle køkken ned, der var flere som meldte sig som nedriver Erling hjælper med opsætning af ny varmvandsbeholder

Ang. vinduesplader blev vi enige om at afslå og vælge lister i stedet for, Lars tjekker badepavillionen for at se om der er råd og svamp i gulvet.

Ska vi have linoleum igen eller en epoxy belægning, beslutningen tages når vi har været inde under.

John får sat gang i nedtagningen af varmepumpe ved gavl så beklædning kan sættes på, samtidig får vi Cibex til at give pris på en varmepumpe på kredsens kontor.

Når byggeriet er færdiggjort vil vi gerne have det godkendt af en byggesagkyndig

Maibritt finder ud af hvad det skal koste at få besigtiget ny byggeriet

John sætter gang i rep. af låsene i port og låge ved kagsåen

Generalforsamling 30-4-2017:

Hvem er på valg: Gert er på valg men vil ikke genvælges ,Henrik stiller gerne op som formand , Dennis Lene og Erling tager en sæson mere, Lars stiller heller ikke op igen

Gert bad om hjælp til at skrive (stikord) tale

Lene og Dennis + suppleanterne er på valg

Næste møde 3-4-2017 kl. 17.00

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 9-1-2017

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 9-1-2017

Lars-Henrik-Maibritt-Erling -Lene- Gert og John

 

Erling blev valgt til dirigent

John blev valgt til referent

Gert havde ikke så meget andet kloakering, at lige nu sker der ikke noget da det først skal op i en del udvalg med opstart måske i marts

Vi fik gennemgået de problemhaver der måtte være, og vil tage behørig action

Maibritt har haft møde med vores forsikringsselskab og der bliver ingen prisforhøjelser

Regelsæt om brug af foreningens lokaler godkendt af forbund og lægges ud på hjemmesiden

Lars/ Byggeudvalg:

Lars har haft møde med HRH som bliver dem det får entreprisen og vinduerne er bestilt og kommer i uge 8

Den besparelse vi får ved at bruge HRH gør at vi kan få Ali vinduer så vi slipper for at male fremover de kan nøjes med at blive tørt af en gang imellem, køkkenet tager vi selv hånd om da vi mener at vi selv kan gøre det billigere og derfor få råd til stålkøkkenbordplade, måske i begge køkkener

Lars vil være vores daglige kontaktperson med HRH og os. Og holde os løbende orienteret om udviklingen

Vi er blevet lovet at alt er i orden inden opstart af sæson, men da vi ikke er herrer over vejret gives der ingen garanti, men man vil gøre sit yderste for at holde tidsplanen. Ny kontrakt laves da der mangler betalingsbetingelser vi har

Nedtagelse af Gas sørger vi selv for

Afmontering af klimaanlæg får vi Cibex til at gøre så tømrerne kan komme til og garantien stadig holder

John forsøger at få tømt køkkenaffalds containeren

Flaghejsning 2/4-2017

Generalforsamling 30/4-2017

Næste møde 6/2-2017kl 17.30

Og 6/3-2017 kl 17.30

Referater fra tidligere år.

Referater fra tidligere år kan udleveres på kontoret spørg bestyrelsen i kontortiden.