Ekstraordinært møde i HF Samvirke Bestyrelsen 22.03.20.

Ekstraordinært møde i HF Samvirke Bestyrelsen 22.03.20.

Tilstede pr. telefon Carsten & Tina, Eva, Klaus John og Thomas deltager, afbud: Sølvi

På grund af den ekstraordinære sundhedssituation i Danmark p.t afholdes mødet som muligt.

  1. Der er kommet information på web og opslag om aflysning af Generalforsamling 20.03.20. Enighed om at det er en force majeure situation, hvorfor vedtægterne ikke kan overholdes samtidig med at myndighedernes anvisninger overholdes. Alle Bestyrelsesmedlemmer fortsætter indtil videre.

Carsten tager kontakt med Kolonihave forbundet mhp at undersøge nærmere hvorledes vi skal forholde os juridisk.

  1. Enighed om at udlejning af Huset er suspenderet foreløbig april måned med, hvorefter vi må tage bestik af situationen i Danmark. Frank & Klaus sørger for at de som har lejet Huset får besked. Desuden er der enighed om at de som har indbetalt leje for husleje i april måned 2020 får dette refunderet. Sølvi
  2. Enighed om, at pligtarbejde p.t suspenderes. Foreløbig april måned 2020 – hvorefter vi tager bestik af situationen.

Der udarbejdet oversigtsskema for pligtarbejdet der skal revideres afhængig af sundhedsudviklingen / myndighedsanbefalinger. Carsten & Frank

  1. Enighed om, at alle vurderinger & salg sættes i bero foreløbig april 2020 med. Der kan sendes materiale således at medlemmet kan foretage ”de indledende øvelser” men vurdering & salg er p.t. lukket i øvrigt.
  2. Enighed om at kontoret er lukker foreløbig i april måned 2020. Medlemmerne må henvende sig på mailen, og vi vil svare derfra. Der skal minimum være svar onsdage. Den ansvarlige er den som har kontorvagten. Obs på at sende mails videre til de ansvarlige.
  3. Enighed om at ekstern opskrivning kan finde sted på mail i 2020.
  4. Enighed om at toiletvognen er lukket indtil videre – vi forsøger at få vaskeri op og køre hvis det kan være sikkert.
  5. Enighed om at lågen åbnes 23.03.20 + haveaffald fra samme dato kan lægges. John og Thomas sørger for at affaldscontainer/køkkenaffaldscontainer sættes frem
  6. Nye tro & love-erklæringer (Gladsaxe penge) for 2020 er kommet og skal printes, og de gamle skal smides ud.
  7. Vand åbning kan tidligst finde sted anden uge i april. Klaus & Robert er vandmænd. De sørger desuden for at åbningen bliver offentliggjort. Klaus & Robert har været rundt og lukke hovedhaner
  8. Kloakudvalget kommunikerer på mail og er fortsat i dialog med MOE. Kloakprojektet forventes at skride frem som allerede udmeldt.

 

Enighed om at vi p.t kommunikerer på mail og telefon og må tag det som det kommer – og håb på det bedste.

Referat 14. bestyrelsesmøde 12.01.20

Referat 14.  bestyrelsesmøde 12.01.20 kl. 10:00 i Huset (heldagsmøde)

A) Referent og ordstyrer: ti     b). Godkendelse af forrige referat: ja c). Akutte punkter

Fravær: Thomas

Diverse:

a)      Michael har oplyst, at han trækker sig fra Bestyrelsen i HF Samvirke. Frank indtræder i hans mandat.

b)     Michael har oplyst, at han gerne vil fortsætte med banko arrangementer i Foreningen. Sølvi kontakter Michael desang. således at de kan aftale diverse omkring indkøb osv. Michael & Helene bedes om datoer for banko således at det kan sættes i kalender.

c)      Der skal sættes automatisk svar på vores mail om besvarelse hurtigst muligt – indenfor 14 dage udenfor sæsonen.

d)     Kontorvagt skema laves t.o.m 15.09.20 Tina

e)     Drøftelse af kommende GF – hvor det er forventeligt at der også skal indkaldes til en ekstra GF pga. vedtægtsændringer & fremmøde pct. Aftalte datoer for indkald bliver 15/3 og 30/3.

Bestyrelsen skal have følgende vedtægtsændringer på:1) alle haver skal have en forsikring. De som ikke er en del af fællesforsikringen skal fremvise anden forsikring for haveloddet. 2) alle haver skal senest 31.12.23 aflevere dokumentation for autoriseret tilslutning kloak 3) Ved køb og slag efter 01.09.20 skal køber indfri gældsforpligtigelse ift. foreningens fælleslåne optagelse.

Tina nøder med at formulere forslagene.

f)       I løbet af foråret skal der tages initiativ til et fællesmøde omkring kloak

g)      Eva oplyser, at Foreningen hæfter for eventuelle gældsposter den enkelte have lejer har omkring elregninger. Efter drøftelse besluttes, at dette skal undersøges nærmere (har det sin rigtighed) af Sølvi

h)     Forbundet udbyder jævnligt Vurderingskurser – vi skal være opmærksomme på at offentliggøre dette så interesserede kan deltage

i)       Vi har nu en mikroovn i Husets bar

j)       Hvor bestiller vi kaffe, håndklæder etc. fra? – telefon nummer. Sølvi videreformidler til Klaus og Frank

k)      Rengøring: debat omkring rengøring, der skal varetages enten af foreningen selv eller på faktura. Der er argumenter for at rengøringen klares på pligtarbejde, og argumenter for at der skal professionel rengører på området. Debat omkring hvilket omfang opgaven har – skal der proff rengøring på hvor ofte? enighed om at hvis der skal proff rengøring på skal opgaven omhandle kontor, vaskeri, fællestoilet, Husets toiletter + gulvet. Vi når ikke til en beslutning – Tina undersøger hvad en proff rengøring koster

 

BYGGERI (CARSTEN & Thomas):

a)      Carsten oplyser, at alle tegninger ved årets udgang er indsendt til Gladsaxe til godkendelse inklusiv de tegninger som foreningen har givet afslag på at godkende – dette er ønsket af Gladsaxe kommune

b)     Procedure er 1) hvis der modtages en tegning og ansøgning pr mail – videresend en mail til Carsten om modtagelsen, og han vil besvare forespørgsel samt foretage sig det nødvendige ift at give afslag/godkendelse. 2) hvis der modtages en tegning/ansøgning på kontoret, noter modtagelsesdatoen, navn, Havenr, mailadresse, telefonnr. – læg ansøgning/tegning i Carstens dueslag på kontoret, hvorefter Carsten foretager sig det nødvendige.

a)      Carsten sørger for at ansøgninger/godkendelse/afslag ligger i havemappe, samt er uploadet på kontorPcer (hvor der er oprettet en mappe).

b)     Hvis Gladsaxe kommune giver afslag på godkendelse sørger Carsten for at have lejer får besked, at dette til akteres havemappen og Have lejer informeres om at byggeri skal nedtages.

SOCIALT (Eva, Frank, Sølvi)

Der er enighed om at fælles arrangementer for foreningen har fortrinsret til at bruge Huset. Det er vigtigt at fællesarrangementer indføres i fælles kalender – på Pc’er – på kontoret så der ikke bliver dobbelt booking.

Medlemmerne i foreningen opfordres til at melde ind med datoer, hvis de ønsker at benyttes Huset til fælles aktiviteter. Der skal laves et web opslag – Tina

Der er enig om, at de ansvarlige/tovholdere på fælles arrangementer skal indskærpes forpligtigelsen til oprydning/rengøring efter aktivitet. 

For nuværende regner vi med at fællesarrangementer er: banko – fodbold - høstfest- loppemarked – åbning af foreningen og ?????

KLOAK (Eva, Sølvi, og udvalget)

Opmærksomhed på at alle henvendelser koster. Det vil sige, at et brev, en opringning osv faktureres. Vi skal derfor henvende os med omtanke til MOE.

P.t kan vi forvente at en landmåler kommer ud til foreningen – derfor skal alle isætte ”måle pinde” inden 22 januar 2020. Dernæst kommer opgaven i udbud.

Alle medlemmer har får tilsendt en mail om at sætte ”måle pinde” inden 22.01.20 sammen med skrivelse fra MOE. Hvis man ikke har isat en ”målepind” vil landmåleren selv skønsmæssigt markere. Carsten.

Det er aftalt at Udvalget v/ Erling & Robert kan deltage i byggemøder såfremt de kan ligge efter kl 16 – det afventer vi svar på om er muligt. Byggemøder er én gang om ugen.

Udvalget har tilbudt at være tilstede på kontorvagten 1x om måned – det er vi glade for! Enighed om at dette er en fremragende ide.

Der skal aftales hvornår kloakudvalget vil være på kontoret første gang således at dette kan annonceres.

Der vil være opgaver til fællesarbejde ifm kloakprojektet fx skal der fjernes en fælles hæk.

ØKONOMI (Sølvi)

a)      Der er lavet årsregnskab, som foreligges Bestyrelsen indenfor den kommende måned. Enighed om at der fremadrettet skal være kvartalsorientering vedr. vores budget (highlights) jf. dagsorden således at der er transparents omkring foreningens forbrug.

b)     Understregning af at ALT! skal være på faktura.

c)      Hvis man har udlæg skal der være en bon hvor der påføres, hvad vedr. udgiften, hvem har udlæg inkl. underskrift, konto nr til overførsel. Det er muligt at tage et billede af bon’en m.v.

Man kan vælge at sende til Sølvi der formidler videre til forbundet regnskabsafdeling eller direkte til forbund.

d)     Der er lavet status på øl & vand. Fremadrettet så SKAL der sættes streger hvis der tages/sælges øl eller vand, så overblik bevares. Sølvi laver et skema til kontor og huset.

a)      Sølvi indsamler hver måned øl/vand skemaer.

b)     På samme måde som at udgifter SKAL være på bilag, så skal INDTÆGTER indsættes på konto. Fx flaskepant – beløb kan gives til Sølvi.

c)      Når der er fælles arrangementer i Huset, og depotets depot kommer i spil så skal der laves optælling på skema/afregnes Sølvi

d)     Det besluttes at salg af vin skal være via foreningen. Det vil sige, at man ikke kan arrangere fælles arrangement hvor man medbringer egen vin til salg.

e)     I samarbejde med Forbundet arbejdes der på at lave ”underkonti” således at det bliver mere overskueligt hvilke indtægter & udgifter der er, og hele tiden holde øje med vores forbrug på de enkelte konti således at der ikke sker budgetoverskridelser.

f)       Vi har nu fået konto kig – og kan flytte imellem kontoer i banken. Der er hævekort som Sølvi og Eva kan benytte.

g)      Beslutning om at salg af øl&vand fra kontoret fremover ikke afregnes i kontanter. I stedet laves der et kontorvagt skema hvor man kan sættes streger således at havelejeren bliver opkrævet via sit kontingent. Ændringer bliver givet som en information til medlemmerne.

Sølvi lavet et nyt skema til kontorvagterne.

Web og opslag (tina og John)

Alle tavler er ryddet for gamle opslag. Der tages kontakt med web klaus for en aftale om oprydning af hjemmesiden. Tina & john

Vurdering, køb og salg (Eva, Tina, Sølvi, frank)

Tina og frank varetager salg, venteliste, fremvisning – og overlader resten af salget til Eva/Sølvi når en køber er fundet. Det fungere – der er fundet en form.

Der er opskrivning til ventelisten 1 april for eksterne. Ventelisten ligger i Forbundet, og bliver opdateret i forhold til indbetalinger. Der laves et skema til de ansøgende + en FAQ-seddel.  Tina

Sølvi og Eva er i gang med at udarbejde salgs dokumenter der tager højde for kloak – og betaling af fællesudgift for de nye købere.

 Procedure er: Hvis der kommer en henvendelse i kontortiden udleveres en kuvert med materialer (befinder sig i dueslag) til sælger af huset. Hvis henvendelsen kommer pr. mail svarer Tina på den – og tilsender materiale pr. mail som ligger på kontor pc’en.

Når vi modtager materiale retur, samles oplysninger + tidligere vurdering og relevante skriv i havesagen. Dette sendes til vurderingen. Samtidig informeres sælger om at kontakte vurdering for en dato for vurderingen.

Når vurdering er foretaget modtager vi materiale fra vurderingsmand. Hvis der er bemærkninger, bedes sælger om at bringe dette i orden.

Salget annonceres intern med en slutdato. Fremvisningsdato aftales med sælger. Derpå indkaldes 20-40 fra ventelisten til fremvisning, med besked om at svare tilbage. De købere der er interesseret vurderes ifgl gældende regler – og sagen overgives til Salg via Eva & Sølvi.

a)      Beslutning om at salg afsluttes pr. 01.09.20 pga. kloak. Det vil sige, at påbegyndelse af salg skal ske senest 15.07.20 således at vurdering m.v kan være afsluttet.

Dette annonceres på hjemmesiden samt ved opslag. Tina og john

PLIGTARBEJDE (frank, Carsten, Thomas)

Der er udsendt opkrævninger til de haver der ikke har deltaget i fællesarbejdet. Der er p.t ikke overblik over hvor mange der er tale om.

a)      Der skal laves skema oversigt med datoer for fællesarbejdet for de enkelte haver til web og opslag Tina & John. Enighed om, at dette skal løbe frem til 01.09.20 pga. kloak.

b)     Enighed om: at der skal laves et overblik over hvilke ”gamle aftaler” der er indgået med diverse medlemmer – således at aftalerne kan revurderes og beskrives. Det skal tydeliggøres via opslag/web, at de som mener at have en ”gammel aftale” skal henvende sig så det bliver noteret. tina

c)      Enighed om, at det tydeliggøres at hvis man ikke kan fremmøde på en udmeldt dato, så kan/skal man henvende sig så der kan plottes en anden dato ind til fællesarbejde- godkendes fritagelse

d)     Der skal laves oversigt over de enkelte fællesarbejde datoer til kvittering tina

e)     Der skal laves fordeling af fællesarbejdsdage tina

f)       Enighed omat der skal laves en oversigt / vedligeholdelsesplan ang. fælles arbejdet, således at vi som Bestyrelse overvejer hvilke områder vi gerne vil have fokus på Frank thomas Carsten

HUSET (KLAUS FRANK)

Beslutning om, at udgift til leje af hus påføres pågældendes først kommende opkrævning – altså sammen med havelejen sølvi. Desuden, at udgiften ikke refunderes. Begrundelse: lejen er meget lav, og vi har tidligere haft situationer, hvor man har frameldt sig umiddelbart inden udlejningsdatoen, og foreningen har sagt nej til anden interesseret. Der skal ændres i kontrakt tina

Procedure: der udfærdiges lejekontrakt – er i mappe på kontoret. Kontrakten afleveres i Sølvis dueslag så der kan foretages opkrævning over kvartalslejen. Datoen for udlejning indføres i PC kalender på kontoret.

I ugen op til udlejning: lejeren kontaktes via telefon eller mail. Der gives en nøgle kode til boksen på huset. Nøglen ligges deri typisk dagen før. Lejeren afleverer nøglen i boksen, og Huset gennemgås for rengøring/fejl typisk indenfor de følgende 2 dage. Hvis der er fejl skal dette noteres, meddeles til lejer og Sølvi, da der evt. skal ske ekstra opkrævning.

Drøftelse af muligheden for akut telefon – ikke afklaret.

GANGUDVALG (JOHN THOMAS)

Beslutning om at vi i sæson 2020 ikke vil forholde os til græs foran hækken pga kloak – men at vi følgende år skal enten forholde os eller der må komme nye ordensregler.

Enighed om, at vi i sæson 2020 skal tidligere i gang med runderinger, således at proceduren med påtale, opfølgning, samtale kan nås i sæsonen. Enighed om, at der skal være minimum 4 runderinger i sæsonen.

Der skal følges op på ”ind skærpninger” fra sidste sæson – kopi breve/mails i mappe.

Fokusområder i sæson 2020 vil være: 1) højde på grene der hænger ud over vej    2) luge foran haven til midt vej      3) lugning mod nabo skel      4) almindeligt vedligehold.

Bestyrelsen må gerne gå ind i haver – hvis vi har annonceret besøg, og gør ”anskrig” dvs. siger vi kommer samt er 2 personer.

Referat ekstraordinært bestyrelsesmøde 6 januar 2020

Referat ekstraordinært bestyrelsesmøde 6 januar 2020 kl. 17:00 i Huset

Deltagere: Eva, Frank. Klaus, Tina, John – afbud fra Carsten, Sølvi, Michael

Inviterede fra kloakudvalg- deltagere: Robert, Steinar, Klaus.

A)     Referent og ordstyrer: ti       

B)     Skrivelse til Foreningens medlemmer vedr. næste kloak skridt dvs. markering med ”pinde” i haver til brug for landmåler (fremsendt pr. mail til BS & udvalg skrivelse fra MOE og skrivelse fra BS)

 

Skrivelser gennemgået. Der er enkelte præciseringer. Ti redigerer skrivelse og fremsender til John (som sørger for ophæng i opslagsskabe) + Robert (som sørger for at skrivelse kommer på FB) + web Klaus som sørger for at lægge på hjemmesiden.

 

Skrivelser skal udsendes til medlemmer pr. mail og brev (de som ikke har mail). Eva sender breve. Carsten har udarbejdet mailoversigt format – og bedes om at sørge for udsendelse til medlemmer.

 

Markeringspinde ligger ved kontoret. Der er 2 til hvert havelod.

 

Der skal sættes markeringspinde ved Huset – baderum - vaskerum. Enighed om at bibeholde bade/vaskerum.  Robert kontakter MOE for drøftelse af Husets markeringspinds placering. Robert og Klaus sørger for at markerings pinde bliver opsat på disse fællesrum.

 

Egen hæk skal man selv fjerne, og genopsætte. Fælleshække kan op- og nedtages ved fællesarbejde.

Referat 11. bestyrelsesmøde 4 november 2019

Referat 11.  bestyrelsesmøde 4 november 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti     b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

Fravær: Michael, Sølvi, Carsten

  1. 1.     KØB & SALG & VURDERING

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver: dødsbo H x + H x+Hx

Der afventes yderligere afklaring fra Hx + Hx+Hx

Sendt til Vurdering:  

Retur fra Vurdering:

Hx er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

Eksternt salg:

Status :H xx + xx+ xx + H xx

Alle haver forventes at være solgt i løbet af november måned 2019 – dog har ingen vist interesse for Hxx hvorfor den frigives til eksternt salg. OBS på at der er bemærkninger i vurderingen der skal bringes i orden.

 

Ekstern Ventelisten: Ventelisten skal redigeres idet den p.t ikke er korrekt.

Intern venteliste:

Internt salg:  

 

 

Orientering i øvrigt:  

? Hxx skal opkræves kr. 800,00 der ved en fejl ikke blev opkrævet ved kontraktunderskrivelse.

? Hxx – der er komplikationer i forhold til korrekt nedrivning af ulovlige kvadratmeter. Eva tager kontakt med Carsten mhp vurdering af nedrivning/ikke-nedrivning

? Hxx:  ændring af lejekontrakt: pågår

? Hx advokat salg/overtagelse: afventer

? H1xx: dødsbo vi afventer

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes fra seneste GF: Carsten har lavet indlægget som nu skal indføjes, og den reviderede udgave af vedtægter skal sendes til web Klaus. Tina info Carsten

Nyt fra Kloak udvalget:

Kontakt med MOE: Vi er nu præsenteret til udkast til en kontrakt med MOE. Udkastet skal gennemgås af advokat. Vi har valgt at bruge samme som Tornhøj & 4 juli. Dernæst skal der laves en forsikring aftale omkring entreprenørerne, således at vi sikre os bedst mulig hvis der skulle ske uheldige ”udfald”.

Det forventes at arbejdet med kloak går i gang 1 september 2020.

Noget af det arbejde som fortsat ligger foran os er procedure omkring tilslutning skæringsdato + procedure for indbetaling af udgiften til fælles kloak – hvis man vil betale ud med det samme – hvilket får betydning for afdrag til de resterende.

Robert fra kloak udvalget står for det informative på vores hjemmeside.  

Økonomi:

Orientering i øvrigt:

Brev til Kreds – thomas. Vi gennemgår brev der ikke er modtaget af BS medlemmer, men sendt til kloak udvalget. Enes om at Tina gennemskriver, og sender til Thomas der eksp videre til Kreds/Forbund.

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

Indsendelse til Gladsaxe – status: Der er ikke indsendt til Gladsaxe endnu. Alle mapper er ved at blive gennemgået. Drøftelse af skæringsdato hvilket afventer næste møde.

 

4       GANGUDVALG:

Status Haver: xx der er skrevet brev, der er sendt med alm post og anbefalet. Hxx skal være ordnet senest 01.04.20.

Øvrige haver der stod på listen er bragt i orden.

 

5       RENGØRING:

Status på aftale om slutdato for rengøring: rengøringen er afsluttet for i år. Der har ikke været fuld tilfredshed med indsatsen.

 

 

6       NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

7       OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

Der er rykket om på kontoret. Der mangler fortsat mere oprydning. Vi afventer at Sølvi placere ekstra PC på kontoret således at vi har 2 stk.

? Ekstra sikring af port status: pågår

? Ovnen virker ikke. Status: Frank har stået for at få en ny ovn installeret meget hurtigt

? sidste affaldshentning – opslag og skilte og lukning status: Thomas har været i dialog med firmaet, da der var uoverensstemmelse med deres udmeldte dato for sidste afhentning af haveaffald og det faktiske. Det sidste er nu hentet.

? Data lov indberet til forbund– status: Der er indsendt data aftale. Kopi i formalia mappe

? forsikringssag status: sagen er nu afsluttet. Forsikringen har taget sagen.

? vand luk og port luk – status: vand og port er lukket. Der laves endnu et opslag/skilt om vigtigheden af at åbne sine haner.

 

8       HUSET

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? oversigt og betaling for pligtarbejdes fravær – afventer 010120

10    Mails og henvendelser til /fra

 

 11 Kasserer

? Restancer status.

 

11    Eventuelt/ diverse/akut

*Tanken i huset er tømt d. 21.10.19 – dato indskrives i pc kalender på kontoret. afventer   Klaus

*Bærbar Pc’er købes - afventer

*Kommentarfelt på hjemmeside – kan det flyttes. Web Klaus høres. kommentar feltet er flyttet

*Tilbagemelding på mødedeltagelse 14/12 – hvem deltager og hvem står for forplejning. Afklaring ved næste møde.

* Hxx boet beder om en Xnøgle således at de kan tømme haven. Eva har lavet en aftale.

* Klaus skal aflevere ledning etc. til Carsten mhp evt. genstart af Pc’er

* Carsten vil varetage en kontaktliste over ofte anvendte kontakter der udfører opgaver for Haveforeningen, og lægge den på kontor pc’er, hvilket er godt.

* John nedtager irrelevante sedler i skabe

 

 

12:  Oplæg årshjul og BS forventningsafstemning ift arbejdsfordeling.

Der er generel enighed om at der er en række opgaver som Bestyrelsen skal varetage, og de skal fordeles ligeligt på alle hænder. Desuden, at det er nødvendigt at man både har interesse, og tiden til at løfte sin andel – da arbejdet ellers ligger på de øvrige.

Desuden, har vi nu et bedre afsæt til at vurdere hvilke opgaver der ligger i bestyrelsesarbejdet, og bedre forudsætninger for at lave en ligelig fordeling, hvor vi indtænker hvilke kompetencer den enkelte har.

Det er endnu uklart hvem som ønsker genvalg/bliver i bestyrelsen –.

 

Vi drøfter desuden at det kan være hensigtsmæssigt, at genfordele arbejdsområder, jf den nye oversigt, samt at januar/februar måned skal bruges til at alt bliver opdateret af de ansvarlige på området.

 

Vi drøfter kort årshjul, som giver et overblik over de opgaver der venter. Der kan desuden laves ændringer og tilføjelser da det jo er et oplæg.

 

I forlængelse træffes der beslutning om at afholde møde 18.11.19 som oprindeligt aftalt hvor der skal drøftes Vinterpunkter, ansvarsområder, årshjul.

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   18/11 Sølvi.  Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure + rengøring opstart

 

Referat 10. bestyrelsesmøde 21 oktober 2019

Referat 10.  bestyrelsesmøde 21 oktober 2019 kl. 17:00 i Huset

Afbud fra John – tilstede: thomas, Sølvi, Tina, Carsten, Klaus, Frank, Eva, Michael

A) Referent og ordstyrer: ti      b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

  1. 1.     KØB & SALG & VURDERING

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver: dødsbo H 2 + H 13+H146

Der afventes yderligere afklaring fra H2 + H13+H146

Sendt til Vurdering:  Alle sæsonens ’salgshaver’ er eksp videre til vurdering

Retur fra Vurdering:

Alle Haver er kommet retur fra vurdering.

H2 er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

H57+83: fremvisning foretaget 09.10.19

Fremvisning med H 143 + 129 + H126: 24.10.19 (frank + Klaus)

Eksternt salg:

H83+ H 39: er solgt

H 143 + 129+ 126 forventes solgt i oktober måned.

H 57 er sat til eksternt salg da der ikke var interessere købere på ventelisten

Ekstern Ventelisten

 

Intern venteliste:

Internt salg:  

 

 

Orientering i øvrigt:  

? vurderingsanke H xx status: der er foretaget revurdering, kopi sendt til H52.

? Hxx:  ændring af lejekontrakt: sagen pågår. Der afventes respons fra Forbundet

? H2 advokat salg/overtagelse: Sagen pågår. Afventer yderligere

? H146: dødsbo – vi afventer.

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes fra seneste GF: intet nyt (Carsten)

Nyt fra Kloak udvalget:

Kontakt med MOE, leverandører: der afholdes møde med MOE 23.10.19

Økonomi:

Scanning af dokumenter fra bank: er foretaget. Fysisk kopi er sat i ’formalia mappe’ - status

Orientering i øvrigt:

Der har været overvejelser med Fælleseje omkring mulighederne for at forlænge lejekontrakt af vores grund til 30 år, ud fra en tanke om at vi dermed får mulighed for at afdrage vores kloak lån over en længere periode, hvilket vil give et lavere månedligt afdrag (såfremt dette skulle vise sig at være foreningsønske), og banken giver tilsagn til omlægning + tilbyder samme betingelser.

Thomas har talt med Kredsen (som tidligere har drøftet spørgsmålet med Gladsaxe); Kredsen har meldt ud at de gerne formidler en skrivelse desangående til Gladsaxe kommune. Thomas udfærdiger

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS H11 – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H 107,: der ligger diverse dokumenter således at sagen er klar til indsendelse til Gladsaxe byggeafd.

? Indsendelse til Gladsaxe – status: Carsten og Thomas gennemgår Havemapper mhp overblik over hvilke indsendelser der skal foretages.   

 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  

Status H xx: byggeaffald, ordne have: Er i gang med at ordne haven

Status   Haver:xxx: enighed om at haverne tilskrives om at bringe haven i orden senest 1 april pr. anbefalet brev.

 

 

  1. 5.     RENGØRING:

Status på aftale om slutdato for rengøring.

 Klaus aftaler nærmere omkring slut dato – der vil være sidste uge i oktober måned.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port status? –Klaus & Thomas: sikring sættes på ved port luk som er samtidig med vandluk

? Der skal aflægges Høstfest regnskab status Sølvi /Frank: er sket

? Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Status: Der har været kontakt med firmaer, og firmaer ude og se om det er muligt at repr. Ovn lågen. Det viser sig at der ikke fremgår mærke, hvorfor det er vanskeligt at finde en ny låge. Ovnen er cirka 12 år gammel hvorfor der ikke er garanti. Alternativt skal vi udskifte ovnen, hvilket betyder en budgetoverskridelse. På den anden side kan vi ikke udleje huset uden en virksom ovn.

Beslutning: Bestyrelsen er enige om, at ovnen udskiftes pris cirka 11.000 kr.  Frank

 

? sidste affaldshentning – opslag og skilte etc.: der ser ud til at den udmeldte dato for afhentning af haveaffald fra Gladsaxe ikke har været korrekt. Der er ikke afhentet og der ligger derfor haveaffald.

Enighed om, at vi afventer vandluk, og hvis der ikke er afhentet findes en anden løsning (Thomas)

Michael & John sørger for at containere bliver fjernet.

Der sættes ”afspærring” op ved haveaffald – det vil sige seddel – om at der ikke må lægges affald. Klaus & Thomas  

? Data lov indberet til forbund: der underskrives dataaftale og indsendes til forbundet.  – tina

? forsikringssag: der er intet nyt – eva

? er der tjek på vand luk: Klaus og Thomas står for vandlukningen 27.10.19 og lukker i samme momentporten

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? oversigt og betaling for pligtarbejdes fravær – afventer 010120

10    Mails og henvendelser til /fra

 

 11 Kasserer

? Restancer status.

Intet at bemærke

11    Eventuelt/ diverse/akut

Mail til lejer af huset kommende weekend ang. ovn – Tina

Tanken i huset er tømt d. 21.10.19 – dato indskrives i pc kalender på kontoret   Klaus

Vinbeholdning benyttes til banko

Om flytning på kontoret sådan at der er 2 arbejdspladser i forbindelse med møde 14.12.19

Pc nr. 2 flyttes til kontoret

Bærbar Pcer købes

Kommentarfelt på hjemmeside – kan det flyttes. Web klaus høres. – tina

Ved næste møde: tilbagemelding på mødedeltagelse 14/12 – hvem deltager og hvem står for forplejning

Næste gang: drøftelse af møde frekvens i vinterhalvår + oplæg årshjul + forventningsafstemning ift arbejdsopgaver i BS + evt drøftelse af ansvarsområder

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   21/10 = Michael       4/11 sølvi       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure + rengøring opstart

 

Referat 9. bestyrelsesmøde 7. oktober 2019

Referat 9.  bestyrelsesmøde 7 oktober 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti        b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

  1. 1.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver:  76+57+83+126+ 129+ samt dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

 

Sendt til Vurdering:  143 + 83+ 129+ 57 + 126

Retur fra Vurdering: H39 (er gået til salg).

143+83+129+57 er kommet retur fra vurdering.

H2 er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

H39 – status: er fremvist og solgt

H57+83: fremvisning 09.10.19

Der skal laves fremvisning med H 143 + 129 (frank + klaus)

Der skal udsendes invitationer til eksterne købere jf venteliste (Klaus + frank)

Internt salg:  

 

Eksternt salg:

H 39: er solgt.

 

Ekstern Ventelisten

Status: Redigering af venteliste:

Én person på ventelisten som ønsker sig slette –Sølvi har slettet.

Der mangler endvidere mail adresser på nogle af køberne på ventelisten. Sølvi har undersøgt om mailadresser er at finde i diverse indbetalinger. Det er det ikke.

 

Intern venteliste: %

 

 

? orientering:  Møde med Forbund ang. salgsprocedure mv. 24/9:

Der findes mange nyttige informationer, og blanketter på Forbundets hjemmeside/portal. Sølvi og Eva oplyser, at vi skal bruge en anden tingbogsatt fremover

Vi fastholder nuværende procedure, og drøfter ændret salgsprocedure til vinter.

? vurderingsanke H xx status

Intet nyt – der kommer en second opion via Forbundet

? Hxx:  ændring af lejekontrakt

Sølvi har kontakt med juristen omkring at ægtefælle skal påføres lejekontrakt, men hustru ønsker sig slettet. Hvordan gør man det ….

? Orientering Hx advokat salg/overtagelse

Vi afventer fortsat at der kommer en skifteretsattest. Der har været kontakt med boets advokater.

Sæsonafslutning af salg er foretaget.

 

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes (Carsten -Tina?): Carsten indføjer vedtægtsændring der blev besluttet på sidste XGF.

Møde 02.10.19 med Kloak udvalget / orientering:

Robert er tovholder på at sætte et møde op med MOE omkring næste skridt. Der er også spørgsmål man gerne vil have belyst; hvad med eksisterende dræn, rottespærring, hvornår får man pinde og hvormange, hvordan skal prospekt se ud m.m. Vi skal desuden have fundet en advokat som kan kigge diverse igennem. Der skal også oplægge på vores hjemmeside så medlemmerne kan følge med i processen.

Økonomi: underskrivning på Bank lånedokumenter fra alle BS-medlemmer, er foretaget jf XGF-beslutning. Underskrift endvidere på ’minilåne muligheder’ for det enkelte medlem ift etablering af kloak i egen have.

Carsten sørger for at scanne dokumenter som sendes til alle BS-medlemmer samt skal til-akteres foreningens dokumenter.

Når vi kommer længere i kloak processen, skal der laves en beregning således at hvert enkelt medlem får mulighed for at indbetale gældspost der vedrører fællesarealerne, og afhængig heraf skal fælleslånet igen beregnes ift månedligt afdrag.

p.t ca. kr. 712,00 mdl pr have og ca. kr 113.000 for at købe sig ud af fælleslån.

Banken skal have vores budget (Sølvi) og vores skrivelse til Gladsaxe omkring HF Samvirkes kloak beslutning, og når der foreligger godkendelse fra Gladsaxe desangående skal dette indsendes til bank. Eva sørger for at kontakte kredsen m.v.

Vi underskriver desuden fuldmagt til at eva-solvi-moe kan attester regninger der – på et tidspunkt- kommer fra diverse involverede fagpersoner.  

? Kontakt med MOE, leverandører – status

Se ovenfor

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS Hxx – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H xx (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H xx, hvor er sagen?

Indsendelse til Gladsaxe – status:

Carsten og Thomas gennemgår Havemapper for at få overblik over hvilke haver som skal have indsendt papirer ang byggeri til Gladsaxe kommune.

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  

Opfølgning H xx: byggeaffald, ordne have: Er tilskrevet – vi afventer respons

Opfølgning Hxx: ordne have. : er tilskrevet – vi afventer respons

 

Opfølgning – dato for samtaler:  Haver: xxxx(varetages af Eva & Sølvi, der sørger for at sende indkaldelse ud til haverne. Inden indkaldelse laves et sidste tjek up på om der er sket forandring. )

Ti kigger på ovennævnte have mhp vurdering af skrivelse, samtale etc – og melder tilbage

 

  1. 5.     RENGØRING:

Aftales hvornår perioden afsluttes og genoptages:

Klaus kontakter vores rengøring hjælp og aftaler afslutning svarende til vandlukning.

Vi afventer dato for genoptagelse af rengøring

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port status? –Klaus & Thomas

Klaus har nu den nye ekstra lås i sin varetægt, og sørger for at den bliver sat op.

 

? Vores el bag Huset – status? Klaushar kontakt

Der er ingen problemer med opsætningen – dog skal ledning fastsættes bedre.

? Der skal aflægges Høstfest regnskab status Sølvi /Frank

Det sker dags dato 7/10

? Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Status Frank

Intet nyt. Frank sørger for reparation

? sidste affaldshentning+ kontoråbning opslag+ vand thomas/tina

Der er sket opslag på web, og Michael + John sørger for at containere strippes. Klaus sørger for at der kommer skilte på vedr. haveaffald, dagrenovation, øvrigt affald.

 Ti sender datoer ud + skilte til print- klaus.

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? status :Meddelelse Hxx sendes om vedligehold v låge:  Sølvi har givet besked til Hxx

? oversigt og betaling for pligtarbejds fravær hvornår?: de som ikke har deltaget vil få en opkrævning sammen med lejebetaling pr. 1/1 2020

10    Mails og henvendelser til /fra

FORTROLIGT:

 

 11 Kasserer

Der skal laves Mobil Pay: Banken siger at det kan vi selv etablere. Vinterpkt. Eva og Sølvi

? Restancer status = afventer, da der ikke er modtaget en opgørelse fra forbundet.

 

11    Eventuelt/ diverse/akut

-        Skilte opsættes ved affald – aftalt jf pkt 7

-        Datalov – forbundet – indberetning

Tina undersøger hvad det omhandler at Forbundet gerne vil have eller har allerede fra vores haveforening. Forbundet har efterlyst en ’blanket’ i deres seneste nyhedsbrev.

-        Forsikring- græsslåning – smadret bil bagrude: et medlem har slået græs på fællesarealer og ved den anledning er en sten røget op og smadret en bagrude på en bil. Der er sendt en anmeldelse til vores fællesforsikring, og der er rykket for modtagelse af anmelde da modpartens forsikringsselskab ikke mener, vores forsikring TRYG har modtaget en anmeldelse, hvorfor modpartens forsikring mener at foreningen skal afholde udgiften.

Vi afventer respons fra vores forsikringsselskab.

Vi skal drøfte procedure omkring medlemmernes varetagelse af opgaver på fællesarealer.  

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   21/10 = Michael       4/11       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure

 

Referat 8. bestyrelsesmøde 23 september 2019

Referat  8.  bestyrelsesmøde 23 september 2019 kl. 17:00 i Huset

(fravær Carsten, Michael, Frank. Tilstede; tina, Sølvi,Eva, Thomas, John, Klaus)

A) Referent og ordstyrer: ti         b). Godkendelse af forrige referat: ja   c). Akutte punkter%

  1. 1.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status –Vurdering og salg:

Aktuelle Haver:  76+57+83+126+ 129+ samt dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

 

Sendt til Vurdering:  143 + 83+ 129+ 57

 

Retur fra Vurdering: H39 (er gået til salg). H 57 vurderes 29.09.19 og H83 vurderes 01.10.19

 

Fremvisning: H39Frank, Klaus Sølvi og Eva

Der har været indkaldt fra ventelisten 30+ …… der mødte 8 personer. Afbud fra nogle, manglende svar fra andre, etc.

Internt salg:  intet

Eksternt salg:

Generelt info om salg 

Der syntes ikke at være den store interesse fra købere til Haver.

 

Status H 39:

P.t syntes der ikke at være interessede blandt de 8 personer som har været til fremvisning.

Eva indkalder yderligere fra ventelisten. Sølvi & Eva formulerer en mail der kan fremsendes til købere på ventelisten og Klaus aftaler endnu en fremvisningsdato med H 39.

 

Ekstern Ventelisten

De første 30 personer kommer med fornavn på website -de er nu kommet på.

Eva har fået respons fra én person på ventelisten som ønsker sig slette – videreformidler til Sølvi der varetager sletningen.

Der mangler endvidere mail adresser på nogle af køberne på ventelisten. Sølvi undersøger om der er mailoplysninger via indbetalinger til ventelisten. Eva videreformidler hvem det drejer sig om.

 

Intern venteliste: intet

 

 

? Møde med Forbund ang. salgsprocedure - hvornår:  der afholdes møde 24/9 – sølvi og eva deltager

? vurderingsanke H xx:

Hxx har anket vurderingen. Anken er sendt til forbund & kreds sammen med vurdering m.m. Vi afventer.

? Drøftepunkt og info punkt: manglende dokumenter i Have mapper

Det viser sig at der til tider mangler dokumenter i Have mapperne. Kontrakter, tegninger e.t.c. Enighed om, at vi må tage hver sag særskilt – og forhåbentligt kan vi få de dokumenter fra Forbundet som mangler.

Sæsonafslutning af salg: Vurderingsudvalget laver de sidste vurderinger i oktober måned.De sager som ligger nu til vurdering og salg søges afsluttet – MEN der tages ikke nye salgssager ind førend næste sæson.

Vurdering gælder i 12 mdr. – til 1 salg – hvis det bliver nødvendigt eller foretrækkes at vente med at invitere købere til foråret 2020.

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes (Carsten -Tina ?) opf. - afventer

Skrivelse til Gladsaxe kommune ang kloak beslutning er foretaget

-        Økonomi

Vi er i dialog med 2 banker omkring låntagning for at få bedst mulige tilbud – det har betydet at vi har fået en rentesænkning i forhold til det oprindelige udspil.

Aktuelt rente er 2,55%

Beslutning: Enighed om at samarbejdspartner- bank engagement - i forbindelse med kloak projekt bliver AL bank.

Beslutning: Enighed om, at lånoptagelse til gennemførelse af kloak projekt, jf beslutning på ekstraordinær GF.

NÆSTE GANG SKAL ALLE BS MEDLEMMER UNDERSKRIVE PÅ LÅNE DOKUMENTER

-        Der tages kontakt med MOE i kommende uge med henblik på etablering af rådgiver/byggestyrings aftale (eva)

 

Nyt fra Spildevands udvalg

-Møde 12.09.19 med Kloak udvalget blev aflyst. Næste møde er 02.10.19

-Møde med øvrige HF 17.09.19 var informativt. Det er givende med erfaringsudveksling.

 

 

  1. 1.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS H11 – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H 107, hvor er sagen?

 

Indsendelse til Gladsaxe – status - afventer

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  Der er udsendt huske mails + indskærpende mails + brev. Kopi af dette i Gangudvalgsmappe.

  1. Dialog og opfølgning H xx (eva) ang. campingvogn, m.m.:

Campingvogn er nu fjernet fra vores p-plads. Eva følger op på, om bygge affald er fjernet, og om der er ordnet have. I modsat fald skal H x have en mail og muligvis en samtale tid.

  1. Hxx Eva: Følger op på om haven er bragt i orden, hvis ikke sendes en mail og der indkaldes til samtale.

 

Huske mail: intet

Stram Mail: intet

  1. Samtale: xxxxxx varetages af Eva & Sølvi, der sørger for at sende indkaldelse ud til haverne. Inden indkaldelse laves et sidste tjek up på om der er sket forandring.

 

  1. 5.     RENGØRING:

Status sygdom: Grete er raskmeldt. Næste gang aftales hvornår perioden afsluttes og genoptages.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering fra Klaus & Eva

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port –Klaus & Thomas

Der er fundet en løsning sådan at porten kan blive ekstrasikret til vinter.

? Indkøbsopgaver:  Frank, John Michael

? Vores el bag Huset – er det sikkert? Klaus har kontakt

Robert har lovet at skrue el ‘et fast. Alt er i øvrigt som det skal være.

? Der skal aflægges Høstfest regnskab Sølvi /Frank

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

intet

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? Meddelelse Hxx sendes om vedligehold v låge Sølvi

Sørger for at besvare mail fra Hxx om at det er OK som tidligere besluttet

  1. 9.      Mails og henvendelser til /fra

 

  1. 10.  Kasserer

 

Der skal laves Mobil Pay afventer Eva og Sølvi

? Restancer status = afventer

? Der er opsagt Net forbindelser. Pt har vi2. Desuden opsiges abonnement på Office pakken er opsagt.

 

  1. 11.  Eventuelt/ diverse/akut

-        Kulørte lamper skal i skur     -er sket

-        Slush ice maskine skal rengøres.   – er sket

-        Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Det skal ordnes    Frank

-        Skilte på vejen er forvirrende ift indkørsel, skilte er fjernet

-        Planlægning af møde efter 21.10.19 …… se pkt aftaler om næste møder

 

THOMAS UNDERSØGER SIDSTE DATO FOR HAVE AFFALDS HENTNING? KØKKEN AFFALDHENTNING, giver besked til Tina, der sørger for web/opslag

THOMAS & KLAUS STÅR FOR VANDLUKNING 27/10, tina laver web /opslag

KONTOR SIDSTE GANG 23/10 i 2019, tina laver web/opslag

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   7/10= Carsten       21/10 = Michael       4/11       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Coming up punkter i oktober:

Sidste dag for have affald, sidste dag for andet affald, vandlukning,

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter

 

Referat af 7. bestyrelsesmøde 9 september 2019

Referat af 7. bestyrelsesmøde 9 september 2019 kl. 17:00 i Huset

Næste møde er: 23 september kl 17 i Huset

(afbud: Carsten, John, deltagere: Tina, Eva, Frank, Klaus, Thomas, Michael, Sølvi,)

A) Referent og ordstyrer:  ti          b). Godkendelse af forrige referat – ja    c). Akutte punkter

  1. 1.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status – hvor er vi ift. Vurdering og salg:

Aktuelle Haver der er i salgsproces:  5 haver samt opfølgning på dødsbo 4 haver

Sendt til Vurdering:   3stk

Retur fra Vurdering: 1

Internt salg:

Eksternt salg: 1

Kontakt til sælger for fremvisningsdato (Klaus og Frank). Mail til eksterne om fremvisning Sølvi og Eva

 

Ekstern Ventelisten

De første 30 personer kommer med fornavn på website, tjek om de er kommet på. (Sølvi)

 

Intern venteliste

Slås op på hjemmeside. Procedure: der er en liste á la x-nøgle liste, hvor interesserede kan skrive sig op.

Start: 4 september.

 

 

? Møde med Forbund ang. salgsprocedure - hvornårVi afventer fortsat tilbagemelding om dato. Sølvi

 

 

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Opfølgning GF:

Stor indsats, og tålmodighed fra alle medlemmer. BS samarbejdet fungerede fint med forberedelse, og afholdelse. Vi skal blive bedre til at hjælpes ad med oprydningen. 

Referat: er sendt til bank, og til web opslag + skrivelse til Gladsaxe om spildevandsløsning udfærdiges Eva

Vedtægtsændring skal indføjes (Carsten -tina ?) opf.

 -        Økonomi

Vi er i dialog med 2 banker omkring låntagning for at få bedst mulige tilbud. Eva opfølgning

-        Nyt fra Spildevands udvalg

Der er møde 12.09.19 med Kloak udvalget, hvor der skal afstemmes forventninger ang. Indsats, opgaver etc.

Møde med øvrige HF 17.09.19

-Øvrigt; spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden

Det er nu muligt at stille spørgsmål til kloakgruppen på vores web site.          

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS H11
  2. STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H 107, hvor er sagen?

Afventer

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  Der er udsendt huske mails + indskærpende mails + brev. Kopi af dette i Gangudvalgsmappe. Opfølgning på datoer

Dialog og opfølgning med H xx ang. campingvogn, oprydning, have pleje + dialog og opfølgning med Hxxx

Huske mail:

Stram Mail:

Samtale:

 

  1. 5.     RENGØRING:

På grund af sygdom skal vi muligvis finde en rengøringsvikar. Vi afventer.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering fra Klaus & Eva

? H54- Gartner har modtaget B nøgle til skur

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port –Klaus & Thomas

? Indkøbsopgaver:   Der skal købes kaffe + Klaus har tjek på øl & vand situaitonen.Frank, John Michael

? Vores el bag Huset – er det sikkert? Klaus har kontakt

? Høstfest: Hyggelig og sjov aften med mange deltagere. Billeder sendes til web + FB. Læring; at det er MEGET tidskrævende, og kræver stor indsats og koordinering. Det er nødvendigt at flere i BS løfter opgaven / arrangementer.

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

-        Der er modtaget en mail Hxx omkring Pligtarbejde kan o konteres til vedligehold ved lågen v/Kagsåen. Beslutning; dette er okay. Meddelelse sendes

  1. 9.      Mails og henvendelser til /fra

Hxx har sendt en mail vedr. opslag om at løse katte skal holdes i egen have. Beslutning om at dette kan sættes som forslag ved GF af Hxx. Står ikke i vores ordensregler.  

 

  1. 10.  Kasserer

Orientering

? Møde med bank – 28.08.19, hvor der er lavet salg overførsel/deponerings konto, NemID er udstedt, der er tilgang til Netbank, 2 kort udstedt max beløb 10.000kr.

Der skal laves Mobil Pay Eva og Sølvi

? Restancer status = 0

? Der skal opsiges Net forbindelser. Pt har vi 4. Desuden opsiges abonnement på Office pakken.

 

 

  1. 11.  Eventuelt/ diverse/akut

-        Præmier til præmiehaver er på kontoret. De udvalgte haver offentliggøres på web   

-        Kulørte lamper skal i skur    

-        Slush ice maskine skal rengøres.  

-        Opvaskeren gør igen knuder. Hvor langt skal lvi gå førend vi skifter – debat.

-        Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Det skal ordnes   

-        Skilte på vejen er forvirrende ift indkørsel. Michael sørger for at fjerne

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   23/9=Thomas      7/10= Carsten       21/10 = Michael

Coming up punkter i oktober:

Sidste dag for have affald, sidste dag for andet affald, vandlukning, kontorlukning

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr

Referat bestyrelsesmøde 26/8 2019

Referat af 6. bestyrelsesmøde 26 august 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti            b). Godkendelse af forrige referat ja -   c). Akutte punkter

Deltagere: Eva, Sølvi, Carsten, Frank, Klaus, John, Tina. Afbud fra Michael og Thomas

 

  1. 1.     SPILDEVAND

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Nyt fra Spildevands udvalg

Ved sidste møde var der overvejelser omkring at undersøge priser på såvel asfalt, som andre belægningsformer på vores veje. 

-        Møde i Skrænten

Når vi har truffet en beslutning om spildevand skal dette ganske kort medd til Gladsaxe kommune – i øvrigt var der erfaringsudveksling. N.g. 17.09.19

-        Øvrigt; spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden

Vi afventer at web Klaus kommer hjem fra ferie, således at vi kan få vores klumme spørgsmål/svar på hjemmesiden op at køre OPF

-        Status på MOE rapport + udsendelse

Vi har fået rapport specifikt for Samvirke som er udsendt til alle medlemmer

       -      Informationsmøde 20.08.19

              Mange fremmødte, god, interesseret stemning. Godt samarbejde. Referat er skrevet og lægges

               på hjemmeside

 

OPFØLGNING:

XstraGF04.09.19 kl. 19:00.,         mødetid for BSmedlemmer kl 17:00

Indkaldelse + sending pr post + website + udsendelse til medlemmer er OK

Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten

Vedtægter og dagsorden er sendt til dirigent

Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) er gjort

 

  1. 2.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 4 dødsboer. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler øvrige dokumenter). 

Vi afventer fortsat dokumenter førend der kan sendes til vurdering.

Én have (xx) er sendt til vurdering. Vi har endnu ikke fået vurderingsrapport, og haven går ikke til salg.

 

Internt salg: Vi afventer at 1 hus kommer til salg.

 

STATUS & OPFØLGNING: Ekstern Ventelisten

Ventelisten er opdateret. De første 30 personer kommer med fornavn på website. (Sølvi)

Ventelisten er desuden på Pc’er forside/skrivebord på kontoret.

STATUS & OPFØLGNING -Intern venteliste

Slås op på hjemmeside. Procedure: der er en liste á la x-nøgle liste, hvor interesserede kan skrive sig op.

Start: 4 september.

 

 

? Møde med Forbund hvornår:  Vi afventer fortsat tilbagemelding om dato. Sølvi

 

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

H 126 er tilbagesalg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg

 

 

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

-        Kontakt til Gladsaxe kommune:  Bekræfter tidligere oplysninger DOG er det clearet at byggeri kan begynde når Bestyrelsen har godk tegninger.  Desuden hvis der opstår uoverensstemmelser ift byggeri kan vi kontakte Gladsaxe kommune, der så overtager sagen. Endvidere: udhæng kan være 0,50m førend det medregnes som km2.

Carsten er tovholder omkring mappe hvor verserende sager lægger frem til de skal sendes til Gladsaxe én gang om året. Gladsaxe vil gerne have tegninger både på godkendte og afviste byggerier.

TEGNINGER SKAL LIGGE I MAPPEN !

Aktuelle haver:

  1. OPFØLGNING & STATUS H11

Carsten følger op på H11 i forholdt til godkendelse, tegninger m.v.

  1.  OPFØLGNING & STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  2. OPFØLGNING & STATUS: H 107, hvor er sagen?: der ligger tegninger m.v. 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:

En del have har fået 2 dvs. at der skal ordnes udenfor. Der er desuden en del gengangere som ikke har responderet på tidligere sedler. Der er en håndfuld+ haver der læner sig op af misligholdelse.

Efter næste rundering laves en opsummering. Det vil sige; Haver der skal have en erindringsmail, og haver der skal indkaldes til samtale. Dato aftales.

 

N.g. 03.09.19 – John laver opslag til skabe – ti laver til web

 

  1. 5.     RENGØRING:

STATUS & OPFØLGNING: rengøring af HUSET: (Vinterpkt)

Dog opmærksomhed på, at der sker rengøring efter arrangementer. Desuden at der kan laves hovedrengøring til fællesarbejde. Vinterpkt.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING

B nøgler omstilling, er sket.

H54- Gartner skal have en B nøgle dvs at låsen til redskaber omstilles. (klaus)

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

 

  1. 7.      OPFØLGNING

? Oprydning i skabe på kontor - intet nyt     Frank John

? Ekstra sikring af port – intet nyt Klaus & Thomas

? Høstfest:  asfaltbal. Hvor er vi?

Der er arrangeret at der kommer band + tryllekunster. Der bliver lavet en bar med fadøl, sodavand, kaffe, vand. Ppladsen lukker dagen før – opslag er lavet. Telte sættes op dagen før.

Der indkøbes lamper john/Frank

Når man melder sig til Høstfest bestiller man samtidigt mad. Man betaler for tilmelding og maden i kontanter. Medlemmerne medbringer selv stole & borde. 

? Hjertestarter kursus – Vinter pkt Frank

? Indkøbsopgaver:  John tager initiativ til et møde hvor der kan aftales nærmere. Frank, John Michael

 

 

  1. 8.      HUSET

OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank

-Opkrævning udsendes til alle der har lejet huset – det er der overblik over. Sølvi

-H 50kan låne huset 09.05.20 til loppemarked. Sølvi har givet besked.

- Nøgleboks fungerer. Når man lejer hus bliver det skrevet i kalender på Pc’er, hvor nøgleboks kode også er påført. Kontrakt lægges til kasserer.

- Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar (Vinterpkt)

 

  

 

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Opfølgning og orientering Michael og Sølvi

Der er udsendt mail til alle der ikke har deltaget i fællesarbejde, og påført ledige datoer.

Planlægning af pligtarbejde (vinter pkt.)

 

  1. 10.  Mail og henvendelser til /fra

? H xx:  besked + nøgle til ”gl kontor” – er sket

? fra kontorvagt: døren til vores baderum ”hænger” – kan det ordnes?

Overføres til pligtarbejde

? drøftelse henvendelse fra Hxx vedr. campingvogn.

Enighed om at der ikke kan gives dispensation, samt at campingvogn skal fjernes fra Pplads.

? Mail vedr løse hunde fra H xxx. Tilskrives ift ordensregler + opslag.

 

 

  1. 11.  Kasserer

OPFØLGNING og orientering Sølvi

? Møde med bank – er 28.08.19

? Venteliste betaling – der er overblik

? Restancer status - 0

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

 ? Status:  Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden– er sket

 ? Status:  Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Eva har overblik og diplomer klar

? Vores el bag Huset – er det sikkert? Klaus undersøges om el’en skal ordnes

? Ind/udskrivning gebyr (Vinterpkt)

Kontorvagten på onsdag 28.08.19 har meldt afbud – har ikke sørget for afløser som aftalt på BS mødet. Thomas springer akut ind.

 

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

? Hvem sørger for forplejning?   9/9 = Thomas        23/9= Michael        7/10= Carsten

 

 

Referat bestyrelsesmøde 12/8 2019

Referat af 5. bestyrelsesmøde 12 august 2019 kl. 17:00 – 21:00 i Huset

 

Kl. 17:00 – kl. 18:30: MOE er på besøg sammen med Spildevand udvalget. MOE fortæller om deres rapport, og Spildevands Udvalget har forberedt en række spørgsmål, for at få afklaret diverse tvivlsspørgsmål

 

a)      Referent og ordstyrer: ti             b). Godkendelse af forrige referat -ja   c). Akutte punkter - tilføjet

 

 

  1. 0.      Bestyrelsesarbejde:  Rammer, ansvar, ret, pligt, fortrolighed m.v.

 

 

  1. 1.     KLOARK

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Spildevands udvalg: der har været et positivt møde. Gruppen har energi, engagement, faglig viden. Deltagere: Robert, Søren, Erling, Klaus, Steiner, Stig

-        Møde i Skrænten med Forbund med fokus på vedtægter 14.08.19 (Eva & Thomas)

-        Øvrigt; Spildevands Udvalget ønsker at oprette en spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden. Enighed om at det er en god ide – til iværksættelse 21.08.19. Web Klaus & Robert (fra spildevandsudvalget) undersøger om vores site kan bære dette. Robert vil være tovholder. Tina giver besked.

-        MOE udarbejder en rapport der specifikt omhandler HF Samvirke. Modtages 16.08.19. Udsendes til medlemmerne førend orienteringsmøde pr mail

 

OPFØLGNING:

Informationsmøde 20.08.19 kl. 19-21: teknik (Robert), bar (Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer Karsten, Spildevandsudvalget deltager og bidrager                 Mødetid for BS-medlemmer er kl. 18:00

 

Udsendelse af Samvirke rapport:  Carsten                 Materiale til Ordstyrer Karsten er sendt

 

OPFØLGNING:

XstraGF:  04.09.19 kl. 19:00.,         mødetid for BSmedlemmer kl 18:00    indkaldelse laves af (Tina), sending pr postEva, Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten,

Carsten udsender indkaldelse pr. mail  til medlemmer     Tina laver indkaldelse         opslag web - tina

Vedtægter og dagsorden til dirigent - Tina

Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) – Thomas & John

Medlemmerne skal have indkaldelse senest 8 dage før GF dvs. seneste udsendelsesdato er 26.08.19

 

 

  1. 2.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva, og opfølgning på punkter:

-        Møde med vurderingsmænd: et informativt møde. HF Samvirke har fået materiale der skal bruges til vurdering, og aftale om samarbejde.

-        Advokat: Vi afventer

-        Tinglysningsattest: Der ligger en vejledning på hjemmesiden og i kuvert.

-        Procedure: Der er udarbejdet færdige kuverter (der ligger i dueslag) der kan udleveres hvis et medlem ønsker salg/v dødsfald. Når man modtager en færdig kuvert retur lægges den i Havemappen og besked om modtagelsen gives til Sølvi /Eva.

 

Medlemmet får derefter II del af salgs forløbet: info omkring vurdering og telefonnr. til vurderingsmand af Eva og Sølvi.

 

Der ligger vejledning om procedure i kuvert og på hjemmesiden

Materialer til køb, salg dødsbo ligger desuden på forsiden af PCer. Der er desuden en mappe med materialer + procedure guide.

Hvis der kommer salg/dødsfald via mail sørger Eva og Sølvi for besvarelse

 

Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 3 dødsboer. Alle har fået tilsendt ”kuvert” – vi    venter på at få materiale retur & vurdering. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler dokumenter) og hvor næste skridt er fremvisning. Eva -sølvi - Tina

Husfremvisere er: Thomas, Klaus og Frank

Invitationer til eksterne fra venteliste: Sølvi og Eva

Internt salg: Vi har besluttet at tilbyde internt salg. Mappe er oprettet med retningslinjer og opslag.

Vi afventer at 1 hus kommer til salg.

Opslag om internt salg skal på hjemmeside – Tina

Opslag om internt salg på tavler – John + Thomas

Ekstern Ventelisten: Vi afventer at få en opdateret liste fra Forbundet, og tilføjet nye opskrivninger

Ventelisten kommer til at ligge på kontoret. Indtil den er kommet– henvendelser om placering på venteliste henvises til Sølvi.(læg en seddel i dueslag, eller mail). Få mailadresse fra den der spørger.

Intern venteliste: Vi åbner intern venteliste pr. 1 september. Sølvi sørger for at der ligger en liste a la X nøgle liste hvor man kan opskrive sig. Tina sørger for at muligheden offentliggøres på web.

Ekstern Venteliste på web: Vi offentliggør de første 30 personer – KUN med fornavn. Det må man godt. Sølvi holder snor i venteliste opdatering på web + giver webKlaus nødvendige oplysninger.

Møde med Forbund hvornår: Vi afventer at de vender tilbage med forslag om møde dato i slut august/start september.

 

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13

H 126 er tilbage salg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg

 

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten OPFØLGNING:

Aktuelle haver:

  1. H11 (Thomas) – der er ikke givet godkendelse endnu. Thomas undersøger om alle tegninger ligger.
  2. H 34 (Carsten) – der afventes Plan tegning
  3. H 107 (Carsten): hvor er sagen? Påbegyndt byggeri:  ”undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives H107 om dette”.

OVERFØRES til næste BS møde

Der har været kontakt med Gladsaxe kommune (byggeafdelingen) der oplyser, at man foretrækker sager bliver tilsendt én gang om året. Der skal påføres forside med navn/Have nr. / mail på medlemmet/ afsender + at afgørelse skal sendes til HF Samvirke mail og medlem.

Gladsaxe kommune oplyser at der ikke må påbegyndes byggeri førend der ligger byggetilladelse fra Gladsaxe kommune.

Aftalt: at Carsten kontakter Gladsaxe kommune for at høre yderligere om ovenstående.

Kontaktoplysninger sættes i mappe på kontor.

 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus OPFØLGNING

Haver skrevet pr mail:have nr. xx + xx skal tilskrives pr mail. Thomas & John – Tina tilbyder support

Varsel om samtale: endnu ingen.

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34 - Dato:  23/8 – John sørger for opslag

Enighed om: at fokus er på høje træer & buske der forhindrer redningskøretøjer + haver der er ”medtagede” og til gene for hele foreningen. 

 

 

  1. 5.     RENGØRING:

Drøftelse ang rengøring af HUSET. Enighed om at der kunne være en kærlig hånd.  Frank og Sølvi kommer med et oplæg om interval/indhold etc. Kan evt tilbydes øvrige ansøgere.

 

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING

B nøgler omstilling, der er gang i processen -Klaus

X nøgler er omstillet

Der er opsat en nøgleboks, der kan anvendes ved leje af Huset – Sølvi og Frank er chef på denne

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: der er bestilt en smed så besværet bliver mindre

 

  1. 7.      OPFØLGNING

? HNG-sag – hvor er vi: sagen er lukket og slukket

Oprydning i skabe på kontor fortsætter      Frank John

? Ekstra sikring af port: Intet nyt Klaus & Thomas

? Høstfest:  asfalt bal. Hvor er vi ? der er en aftale mellem Michael & Frank, for yderligere planlægning. Eva tilbyder support.  Michael og Frank.  

? Flagmand: hvad er løsningen; H 95 vil gerne påtage sig opgaver på festpladsen. Eva giver besked

? Registrering på portal af bestyrelse; er sket.

? Tømning af tank; er sket

? Indkøbsopgaver: punktet skal drøftes yderligere omkring hvorledes og hvad. Frank, John Michael

?Opvaskemaskine; er repareret og virksom

 

 

  1. 8.      HUSET

OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank

-        P.t sendes opkrævning af husleje ud til alle der har lejet huset. Sølvi

-        Mail 31.07.19 vedr. leje af hus 19.10.19 - er der svaret? – ja det er der

-        Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. Alle leje aftaler er indført i PC/elektronisk kalender på kontoret. Hvis nogen ønsker at leje huset, kan man tjekke om der er ledigt her, og evt. indskrive udlejningen. Der skal udfyldes en lejekontrakt (se mappe) som lægges i Sølvis dueslag så hun kan opkræve leje, og holde overblik sammen med Frank.

Kalenderen ligger nederst på Pc’eren – bundlinie

-        ”Enighed om at H xx kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

               Hvis dette ønskes af H xx, skal H xx have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan    reserveres til loppemarked.” – Er der givet besked? Sølvi har snor i sagen.

 

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Opfølgning og orientering Michael og Sølvi

Status på fremmødte og fraværende og bytteri: Der er 28 haver som har fået en erindringsmail, fordi det ser ud som om at de ikke har været mødt. Der er stadig mulighed for at deltage. Ledige datoer at tilmelde sig er 8/9 + 29/9 + 13/10.

Der er en mappe på kontoret hvor deltagelse, fravær, bytning osv fremgår. Hvis man ønsker anden dag, streges man på listen og føres over til anden dato.

 

  1. 10.  Mail og henvendelser til /fra

-        H 95 vil gerne påtage sig at holde orden – og rydde op – i det ”gl kontor” samt lave en udlånsliste. Ny nøgle/lås?  Beslutningspunkt.

Enighed om at det takker vi ja til. Eva giver besked til H 95, og aftaler nøgleri med Klaus

 

  1. 11.  Kasserer

OPFØLGNING og orientering Sølvi

Møde med bank: 20/8

Venteliste betaling og overblik: Der arbejdes på sagen sammen med Forbundet – forventet overblik 13/8

Restancer status: der er 8 restance haver.  

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

- Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden – Sølvi

- Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Michael følger op

- Der er nu rigtige håndklæder i husene. Grete vasker – frank er tovholder

-

- VIGTIGT:

Hvis der kommer spørgsmål på kontorvagt som man ikke kan besvare: send spørgsmålet videre til Tina som tager det med på næste BS møde dagsorden – eller send en mail til den der har ansvaret for området. Husk Havenr. – navn – mailadresse fra den der spørger.

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

? Hvem sørger for forplejning? – Frank

Overføres til næste BS-møde:

Ind/udskrivning gebyr

Hjertestarter kursus

El bag Huset, er det sikkert?

Indkøbsopgaver

 

Referat bestyrelsesmøde 29. juli 2019

Referat af 4. bestyrelsesmøde 29 juli 2019 kl. 17:00 i Huset

(Deltagere: Carsten, Michael, Tina, John, Klaus, Thomas,Eva, Sølvi, Frank)

a)      Referent og ordstyrer: Tina              b). Godkendelse af forrige referat - ok   c). Akutte punkter

  1. 1.     KLOARK – fremover spildevand

Orientering fra Eva & Thomas: Der har været kontakt med omkringliggende kolonihaver, bank, og Moe.

Der var været invitation til Spildevandsudvalg. Der er tilmelding fra H50,H 132, H 101 (Erling, Søren, Klaus)

Der er aftalt møde dato: 7/8 (formøde m spildevandsudvalg) EVA & THOMAS, 12.08 (formøde m MOE for BS kl. 17-18:30), 13.08.19 møde i Skrænten m Forbundet for os & nabokolonihaver, 20.08.19 (Infomøde for medlemmer i Samvirke hvor Moe og bank deltager)

Moe vil lave en rapport særskilt for Samvirke på baggrund af BS mødet 12.08.19, der vil blive fremsendt 16.08.19.

Informationsmøde 19-21: teknik (Robert), bar ( Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer ?     Mødetid for BS medlemmer er kl. 18:00

Udsendelse af Samvirke rapport: carsten

XstraGF:  bliver 04.09.19 kl. 19:00., indkaldelse (tina), sending, bar(Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer ( Eva undersøger), Carsten udsender indkaldelse pr. mail

 

  1. 2.     KØB & SALG

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 2 ….. opfølgning på dødsbo H 143…… afventer dødsbo H 13

Efter ferietiden kan der nu skabes kontakt til Forbundet mhp møde. (sølvi, eva)

Vi har en del spørgsmål. Enighed om at der i august måned skal være overblik over procedure, og gang i sagerne. (Tina, Sølvi, eva)

Skal Bestyrelsen godkende huset førend salg sagen går til vurdering? Drøftelse omkring om det skal ligge hos byggeansvarlige. Opf.

Hvem fremviser hus? Thomas, Klaus og Frank melder sig som fremvisere såfremt det bliver relevant

Vurderingsmænd: Møde med vurderingskyndig tirsdag 30.07.19. (eva, Sølvi, Tina)

Advokat: Forbundet har anbefale en advokat der kan tage sig af hussalg. Opf.

Tinglysningsattest/ ejer & pant: ved salg skal der foreligge en tinglysningsattest hvor det fremgår om der er pant/ tinglyst ejer

 

 

  1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten

Aktuelle haver Hxx, har modtaget bekræftelse på at bestyrelsen har modtaget tegninger. Thomas står som opfølger på godkendelse/ændringer. H xx (Carsten) der har ikke været respons på mail ang plantegning. Afventer.

Påbegyndt byggeri i Have nr. xx: Carsten undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives Hxx om dette.

Obs på at byggeri ikke må begyndes førend Bestyrelsen har godkendt tegninger!

Afventer at Gladsaxe kommune vender tilbage vedr. formalia. (tina)

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

En del haver fremstår som forsømte, og ’forladte’. De haver som ikke reagerer på de sedler, der er uddelt ( altså den andel haver som fremstår grumt forsømt) skal tilskrives pr. mail, om at haven skal vedligeholdes NU. Dette skal finde sted umiddelbart efter næste gangvandring. Der skal samtidig varsles, at manglende forandring kan nødvendiggøre samtale omkring lejemålet. 

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34

Generelt fremstår mange Haver ikke vedligeholdt.

 

  1. 5.     RENGØRING:

Orientering fra Eva

Da vores tidl. Rengøringshjælp er ophørt har vi søgt blandt medlemmerne. Der er modtaget 2 ansøgning.

Grete begynder pr. 01.08.2019. Der er udarbejdet en aftale. Der udbetales som Bindkomst.

 

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva

Der er kommet nye A nøgler og kvittering derpå.

Der er MANGE Bnøgler rundt omkring i Samvirke. Klaus undersøger en omstilling af B-nøgle-lås-adgang.

De nye X-nøgler er aftalt til at træde i kraft 10.08.19. Opf på aftalen Klaus.

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: Udformningen vanskeliggør at komme i container. Klaus undersøger om der kan gøre noget.

 

  1. 7.      OPFØLGNING

Omdeling af Ordensregler er omdelt til samtlige haver

Nyhedsbrev er offentliggjort

Møde med Web Klaus, er afholdt. Vi er meget glade & tilfredse !

HNG-sag – hvor er vi: Tidl formand John har ønsket at afslutte verserende sag. Det er vanskeligt at få overblik over hvad som hænder. Klaus har en aftale med HNG 30.07.19

Slamsuger – opslag & kontakt: opslag er foretaget omkring Slamsuger

Oprydning i skabe, er foretaget, og fortsætter 😊     Frank John

Ekstrasikring af port:  Klaus & Thomas er fortsat på sagen om ekstrasikring af porten til vinter.

Høstfest: Drøftelse af at gentage successen med et asfalt bal. Enighed om at det er en GOD IDE. Det bliver vedtaget.  Frank, Michael er tovholdere for det sociale islæt.

Flagmand: John ønsker ikke at varetage opgaven. Forskellige ideer til løsning, inden beslutning.

Registrering på portal af bestyrelse; Intet nyt  (Eva)

 

 

  1. 8.      HUSET

Overlap omkring procedure: at den som ønsker at udleje skriver en seddel – mappe står på reol med skriv- lægges i dueslag til kassereren som opkræver udlejningsbeløb. + skriver på kalender.

Kalender i huset er nedtaget.

 

Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. (sølvi køber).

 

Vi skal være OBS på at Huset ikke kan udlejes særlige dage i 2020.

 

Enighed om at H 104 kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

Hvis dette ønskes af H 104, skal H 50 have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan reserveres til loppemarked.

 

  1. 9.      Pligt arbejde

Procedure ved flytning

Hvis der ønskes ændring af pligtarbejde dato, streg på listen og påfør den dato Haven kommer i stedet.

Sølvi er i gang med et overblik over fremmødte således at der sidst på sæsonen kan sendes opkrævning til de ikke-fremmødte.

 

  1. 10.  Mail til /fra

H141 – har tilbudt sin hjælp til diverse opgaver i foreningen. P.t takker vi nej til maling i køkken.

 

  1. 11.  Kasserer

Møde med bank: afventer vores ’bankmand’ kommer fra ferie

Møde med Forbund køb/salg: Sølvi tager initiativ

ID fra BS-medlemmer: skal gives til bank ved møde i august

Overførelses konto omkring salg: opmærksomhed på dette

Venteliste betaling: Sølvi er ved at skabe sig overblik.

Venteliste internt: afventer øvrigt køb/slag/venteliste falder på plads

 

Venteliste ekstern – hjemmeside?? ( Hxx): På baggrund af forespørgsel fra H x, som har familiemedlem på ventelisten, drøftes hvor ventelisten er ? – Sølvi har de nye henvendelser i april, men ikke den øvrige venteliste. Sølvi skal udsende venteliste opkrævninger, og skal sammen med Forbund undersøge hvem der skal opkræves.

Drøftelse af om ventelisten skal på hjemmesiden, herunder data lovgivning, der gør at listen skal ’omskrives’ med fornavn & nr.  + vedligeholdes.

Vi afventer at listen findes (opf)

 

 

 

 

 

  1. 12.  Eventuelt/ diverse

Gamle vaskekort H xx; forældede vaskekort kan ikke refunders

Gladsaxe penge blanket H xx, blanketterne hænger i stativ på kontoret til udfærdigelse

Have affald ekstra tøm: Frank & Klaus påtager sig opgaven- skal have telefon nummer

Tømning af tank – Klaus

Indkøbsopgaver – Frank, John Michael. Der skal løbende sørges for drikkevarer, kaffe, papirhåndklæder et.

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Mandag i ulige uger kl. 17 DOG

12.08.19 (hvor vi får besøg af MOE kl. 17- 18:30) er mødetidspunkt. Kl. 16.30 – kl. 21:00 (John sørger for at gøre klar)

20.08.19 informationsmøde er mødetidspunkt kl. 18

Referater fra tidligere år.

Referater fra tidligere år kan udleveres på kontoret spørg bestyrelsen i kontortiden.

Overskrift

Jeg er en paragraf. Klik her for at redigere mig og tilføje din egen tekst. Jeg er et godt sted at fortælle dine besøgende lidt om dig selv, og hvad din hjemmeside handler om.