Referat Bestyrelsesmøde 16. juni 2019

 

Referat af 1. bestyrelsesmøde 16 juni 2019 kl. 17:30 i Huset

Tilstede: Carsten, Thomas, Klaus, John, Sølvi, Eva, Michael, Tina – afbud Frank

Referent og ordstyrer: Tina

1.                        Konstituering jf. vedtægter – næstformand og sekretær

                           Tina vælges til sekr, og næstformand

2.                        Nye opgaver

a)      Fordeling af ansvarsområder (se inspirationsbilag)

Fordeling af ansvarsområder foretaget. Tina laver et skema der rundsendes, og hænges på kontoret.

At være ansvarlig betyder at man har overblik, og initiativ på ansvarsområdet – og bindeleddet til den samlede bestyrelse.

b)     Fordeling af fællesarbejde

Tina laver et skema som rundsendes, og hænges på kontoret.

Drøftelse af at det fremadrettet kan være godt med en helårs-fællesarbejde-plan med fokus punkter for arbejdet.

c)      Fordeling af kontorvagter

Tina laver et skema som rundsendes og hænges på kontoret. Hvis man ikke kan tage sin vagt, er man selv ansvarlig for at bytte med en kollega.

  • Ønske om at kontoret er åbent hver onsdag fremadrettet, hvilket tænkes ind i kontorvagtskemaet.

(beslutning)

d)     Etablering af møde med kloak udvalg (John & Jørgen)

De ansvarlige for kloak (Eva, Thomas, Frank) tager kontakt med øvrige kolonihaver, og orienterer sig i eksisterende materiale. Eva har været i dialog med tidl. formand John – som indtil videre gerne vil være aktivt deltagende omkring kloak.

Bestyrelsen er enige om, nødvendigheden af at have opmærksomhed på kloak! at komme i dialog med de andre kolonihaver, at indkalde Samvirke medlemmerne til information/beslutning, at undersøge finansieringsmuligheder & indkalde Samvirke medlemmerne til information /beslutning.

Fra tidligere bestyrelse er det oplyst, at der kan deltage 2 personer i ”fællesudvalget” der består af 4 haveforeninger. 

Jørgen H 78 har deltaget sammen med BS repræsentant. Kontakt til Jørgen(Tina)

Drøftelse af et kloakudvalg, der kan fungere som sparring, og back up for ”fællesudvalgets” repræsentanter og bestyrelsen. Invitation omkring dette til drøftelse ved næste møde. (OPF) 

e)     Praktisk overlevering fra tidligere bestyrelse – nøgler & PC’er & koder & mail

Eva har været i kontakt med tidl. formand, og har fået udleveret nogle nøgler, og en Pcer. Thomas har desuden modtaget en nøgle fra tidl formand. Der eksisterer ikke en Samvirke telefon, oplyser tidl. formand.

Pc’er fra kasserer modtages 19/6 2019

Der tages kontakt med web Klaus, og han inviteres til et møde (Eva).” Mail- Robert” kontaktes for en overlevering (Tina) – således at vi kan være i kontakt med medlemmerne.

Koden til øl, vand og kaffe skal ændres (Michael, Frank, Klaus) OPF

f)       GF – underskrifter & indsendelse til Forbund

Eva har modtaget underskrevet GF-referat der skal indsendes til forbundet, og dernæst på Website (Tina)

g)      Fokusområder på fællesarbejde

P.t skulle der hænge en liste over arbejdsområdet på kontoret. Undersøges, og punktet overføres til næste gang.  (OPF)

h)     Pant i Haver – skrivelser m.m.

Spørgsmålet undersøges ved overlap fra tidl. formand og kasserer ved møde 19/6 (Sølvi, Tina OPF)

3.                        Status og opfølgning på igangværende opgaver

a)      Møde/overlap med tidl. formand og kasserer (Eva)

Der er taget initiativ til et overlap møde 19/6-2019. Eva har været i kontakt med tidl. Formand og har fået udleveret noget materiale, og orienteringer om igangværende sager. For indeværende mangler vi overblik.

Alle mails er slettet – tidl. formand vil aflevere USB stik med materiale. (OPF) (EVA)

Eva har endvidere fået mail videresendt der er kommet til den tidl. formand. Der er aftalt at verserende sag med HNG vedr. gas regning varetages af tidl. formand John. (OPF)

b)     Kontakt med forbundet – registrering af bestyrelse (Eva)

Pga. Evas ferie aftales at Tina søger for dette.(OPF)

c)      Kontakt med Forbund/Kreds – støtte omkring økonomiforhold (Sølvi)

Der er aftalt møde 26/6 (Tina og Sølvi deltager) (OPF)

4.                        Drøftepunkter

a)      Juridisk bistand v køb/salg

Afventer møde med forbund /Kreds (OPF)

b)     Kontoråbnings interval

Beslutning om at kontoret holder åbent alle onsdag i sæsonen.

c)      Kloak udvalg

Afventer næste BS-møde (OPF)

d)     Andre Udvalg

Mail fra Samspisnings udvalget: ønske om at afholde fællesspisning. Svar afventer overlap møde (OPF) – men god succesfuld ide som der bakkes op om.  

 

5.                        Meddelelser, og orienteringer – samt henvendelser fra/til

6.                        Evt.

# Alle X-nøgler skal udskiftes. Der er betalt for opgaven. Bestyrelsen skal i kontakt med firmaet, og aftale hvornår opgaven bliver udført. (Eva og Klaus) OPF

# Der mangler overblik over hvem som har A og B nøgler. Der mangler desuden nøglekvitteringer.  Drøftelse af eventuel udskiftning af A-og B nøgler. Enighed om at Klaus skaber overblik over nøglesituationen.

# Eva er ikke til rådighed i uge 25 -26-27 pga. ferie

#  Rengøring; der skal undersøges hvem der varetager rengøring, og tages kontakt (Eva) OPF

#  Der skal tages kontakt med banken (Sølvi)

# Der eksisterer p.t 1 hævekort til banko-cheferne. Sølvi kontakter for at blive informeret om eksisterende aftaler omkring regnskab.

# Mikael får overleveret brev omkring præmie haver – som han vil tage sig af (OPF)

# Modtaget brev vedr vores hjertestartede der skal genstartes. (Frank) OPF)

# drøftelse af et referat og dagsorden format. Enighed om at indtil videre sørger Tina for at udsende en dagsorden, hvor man kan putte punkter på – efter bedste evne.

# Vores flagmand skal have en opmærksomhed (de ansvarlige for social ting) OPF

# drøftelse af genoplivning af intern venteliste (OPF)

 

7.                        Næste møde

                           1/7 kl. 17:00                               15/7 kl. 17:00                             29/7 kl. 17:00

                           Alle møder afholdes i Huset.

Referat bestyrelsesmøde 4/3 2019

                                                             Bestyrelsesmøde Søborg den 4/3-2019

Klaus Maibritt Thomas og John

 

John:

Vi fortalte lidt om hvad der sker i vores miniudvalg (Tornhøj)

De er i hastig fart på vej derud af og har  glemt hvad vi aftalt ved vores sidste fællesmøde rådgivende ing. skal komme til møde med alle 4 foreninger .

Så vi skal lige have sat bremseren til så vores indbyrdes aftale ikke løber af sporet

Klaus spurgte ind til det økonomiske aspekt i helle det her  og som Maibritt sagde vi kan godt begynde at gætte men det får vi ikke noget ud af , det eneste vi ved er at der skal ligge tilbud på kloak ind til hus eller stop ved have låge og tilbud på tank med tilslutning og tilbud på vand og el hvis vi vælger tank samt renovering af vejene bagefter med alt dette ved vi først noget om når den rådgivende ing. har været inde over

Maibritt og John har været i forbundet og fået ordnet (godkendt) vores regnskab og budget, fremsendes til jer en af dagene

Klaus skaffer tilbud på maling af køkkenet

Nye skabe i køkkenet og nedtagelse af gamle radiatorer

Formøde om generalforsamlingen skal være enten den 16-3 eller 23-3 kl. 10,00

Trykprøvning af vandrør den 24-3 inden vi lukker op den 31-3-2019

Vi skal være 3 x 2 mænd til at gå rundt og tjekke for utætte rør/haner

Venteliste til opskrivning bliver den første tirsdag i april i fælleshuset

Referat bestyrelsesmøde 4/2 2019

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 04-02-2019 kl. 17,00

Fremmødte: Thomas Klaus Michael Kim og John

Ref. ref. og dir : John

Formanden startede med at for tælle lidt om de nye tiltag vedr. vurdering Maibritt og jeg havde møde med vurderingsfolkene i lørdags

Der vil komme ændringer i år, vurderingen skal betales direkte til vurderings folkene på vurderings dagen 

Samtidig vil vi lave en kuvert som man kan få udleveret på kontoret eller finde på vores hjemmeside

Den vil indeholde alle nødvendige informationer vedr. salg

Så havde vi en længere diskussion ang. kloakering og hvilke tiltag der skal for os

Vi brugte megen tid på hvad nu hvis og gætter en masse og mange gode idéer  som vi håber på at få svar på når der engang er fundet et rådgivende firma til at hjælpe os

Kender vi nogen ud over Jørgen som kunne tænke sig at komme med i kloakudvalget for alle 4 foreninger ( kollektiv kloakudvalg )

Hvis der er flertal og man vælger tank i haven er det så en kollektiv betaling eller skal man selv står for betaling og finansiering da det jo er på egen grund ?

Jeg tager kontakt med formanden i 4 juli for at høre hvordan hos dem og for at høre om der er noget vi skal være opmærksomme på

Generalforsamling ?

Klaus vil gerne træde ud af bestyrelsen men vil samtidig gerne være vores webmaster

Michael Maibrit og John bliver hvis vi bliver valgt

Næste møde den 4-3-2019 kl. 17.00

 

 

 

 

 

Referat bestyrelsesmøde                                                                                                                            1/10 2018

 

Afbud: Kim, Thommas

Dirigent John

Referent Klaus

 

Referat af sidste bestyrelsesmøde godkendt.

Kloak:

John og Maibritt har haft møde med HF Skrænten og HF Fælleseje angående kloakering`s problematikken som er beskrevet i den nye lejeaftale for vores område, aftalen er indgået mellem Gladsaxe kommune og Kolonihaveforbundet.

HF Tornhøj ville godt have været med til mødet, men var ikke blevet inviteret.

HF Tornhøj har allerede haft kontakt til Gladsaxe Kommune og Novafos vandleverandør.

Vi arrangerer snarest et fællesmøde med Skrænten, Fælleseje, Tornhøj, Novafos og Gladsaxe Kommune for nærmere drøftelse af lejeaftalens afsnit, angående kloakering/spildevandstanke i haveforeningerne.

Vi dropper den ekstraordinære generalforsamling, idet der allerede ved en tidligere generalforsamling er bevilget 150.000,00 kr., til rådgiver undersøgelse vedrørende kloak/spildevandstanke.

Forsikring:

Vores kollektive brand/husforsikring er frivillig, skal den fortsat være det?

Vi undersøger hos Forbundet, om vi kan kræve at alle kolonihaver er tvunget med i forsikringen, idet den er tegnet med den forudsætning at der skal betales præmie for alle haver.

Hussalg:

Vi har problemer med registreringen af hvilke haver/huse der er optaget pant i, samt manglende skøder i sagerne, der er sat en advokat fra, Pro Erhvervs Advokater, på sagen.

Forbundets behandlingstid for de enkelte hussalg i 2018, har taget meget lang tid, det er vi ikke tilfredse med, Maibritt kontakter Forbundet.

Huse og bebyggelser på grunden skal ved salg, være lovlige, det vil sige overholde tilladte mål, beliggenhed på grunden samt indretning af huset.

Huset kan ikke sælges hvis dette ikke er overholdt.

Bestyrelsen tjekker dette ved ønske om salg.

Bestyrelsen forsøger at arrangerer møde med Poul fra nabokredsen, den 21/11 kl. 18,00, for en snak om hvordan vi forholder os med hensyn til lovliggørelse af haver/huse.

 

Maler tilbud:

Maler tilbud af fælleshus og pavilloner blev godkendt, John kontakter malerfirmaet for igangsætning.

 

Webmaster:

Vores Webmaster stopper ved den ordinære generalforsamling, så vi skal finde en afløser, Klaus arrangerer møde med Helle og Robert i løbet af efteråret eller tidlig januar/februar for gennemgang af jobbet og senere overtagelse af Webmaster funktionen.

 

Næste møde 5-11 2018 kl. 17,00

 

 

 

Bestyrelsesmøde 10/9-2018

Bestyrelsesmøde 10-9-2018

Fremmødte: Michael- Klaus- Thomas – Kim – Maibritt -Carsten – John 

Ref. John 

Dir. Maibritt 

 

John brokkede sig over manglende initiativ, i hverdagen 

Vi fik diskuteret den nye lejekontrakt frakredsen bl.a. nye tiltag vedr.

husstørrelser m.m.

Fremover skal alle ”ulovligheder” lovliggøres hvilket vil sig max 60 kvm,

afstand til hæk, ulovlige toiletter, alt dette skal reetableres, da huset 

ikke bliver vurderet og derfor heller ikke sælges, nyt tiltag fra forbundet 

bestyrelsen skal ud og tjekke mål på husene inden vi sætter dem til vurdering 

Vi inviterer Poul til at deltage i et af vores bestyrelsesmøder for at lære os lidt om vurdering m.m.

Vejbump ang. vores ændring af hastighed som ikke var gjort korrekt, er ført tilbage til 20 km

Blev der spurgt ind til om man kunne søge en gang til for at få det ned på 15 km.

Har vi (bestyrelsen) lov til at gå ind i andres haver og tjekke og ja det må vi (Bestyrelsen)godt 

Thomas havde tilbud på nye nøgler og smæklås til Kagsåen                       vi vedtog at sætte i gang 

Klaus kontakter Robert for at få adgang til vores hjemmeside, da han skal tjekke og rette i vores vedtægter og ordensregler 

Vi havde en længere dialog ang. kloakering og hvad vi skal i gang med 

og den var heftig, hvad kræves der af os med hensyn til løsningsmodeller, da vi ikke har forstand på den slags, blev vi enige om at købe os til hjælp fra et rådgivende Ingf Firma

Maibritt og John skal mødes med Fælleseje og Skrænten for at finde ud af hvor står de, kan vi lave en fælles løsning eller?

så derfor vil vi indkalde til ekstraordinær generalforsamling den 28-10-2018 kl. 10,00 i forsamlingshuset, for at få bevilliget penge til at sætte det rådgivende ingeniørfirma i gang                                                      Maibritt sørger for dirigent 

Klaus tjekker malertilbud om det er med grunder eller?

Indkøb af mere asfalt 10 sække 

John og Thomas og 2 fra pligt arbejde vil køre rundt i weekenden og lapper de værste huller

Kim køber en lasermåler til opmåling af huse  

Klaus søger for at lave et skriv til de 3 problemhaver vi har 

Næste møde 1-10-2018 kl. 17.00

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-7-2018

Bestyrelsesmøde i HF   Samvirke den 4-7-2018

 

Vi var John- Kim- Michael- Klaus- Maibrit- Carsten- Helle- Thomas. 

 

John Lage ud med at snakke om trekanten/skraldeplads og der skal Maibritt og John laver en ansøgning til kommunen. 

 

Thomas laver prøv med  koldt asfalt søndag på pligt arbejde. 

 

Vi ved at undersøge hvor de sidste vejbump er og hvad vi må ifølge de regler der er.

 

Maibritt og Carsten udarbejder brev til de haver der er misligholdt. 

 

John og Michael skal ud igen 2 uger efter første gang og kigge på de haver der havde fået en seddel. 

 

Evt. Ferie i vinter periode. 

Thomas får lavet et tilbud på lås og omlægning til nye a nøgler

 

Møder resten af året er 

6-8-18 og 3-9-18 og 1-10-18 og 5-11-18  ( det er altid den første mandag i måneden)

og så er det jule ferie 

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-6-2018

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 4-6-2018

Vi var Kim- Klaus- Michael og John

Det var et stille og roligt møde hvor der blev diskuteret løst og fast

Jeg har et meget vigtigt punkt som omhandler et mega stort hul på Begoniavej ud for 122

Vejen er undermineret og der er et hul på 0.5 x 0.5 x 0,4 jeg har bedt JG Kloak om at komme og kigge på det før hullet bliver større og nogen kommer til skade

Thomas har været rundt og kigge på asfalt mens han luftede barnevognen

Jeg tager kontakt med politiet ang. vejbump

Skraldeplads udenfor blev debatteret

Eller permanent tilladelse til at bruge trekanten udenfor porten

Thomas Jørgen og John skal finde en dag hvor

De kan gå rundt og tjekke haver.

Vi havde en lille diskussion hjælp til folk som ikke har eller kan klippe deres hække om vi evt. skulle tage med på fællesarbejde

Vi skal have Miele ud og se på vores vaskede æder vores penge

Nickolaj har afleveret en tegning på tilbygning den afviser vi da den ikke er fyldestgørende nok

Næste møde dem 2-7-2018 kl. 17.30

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde den 14-5-2018

Bestyrelsesmøde den 14-5-2018

 

Hvem er vi hvad kan vi hver især

Vigtigt Lidt til i år

Flere vejbump

Er der regler om hvor mange der må være

Lys ved kontor bad (Jørgen kontakter el mand)

Asfaltering

Skraldeplads udenfor haven (renovering)

Hvem vil tage ansvar for hvad

Stonies datter siger hun bor i 112 (vil leje telte)

Hvem vil være havebetjent

Pinse morgen?

Helle vil godt hjælpe til med hjemmesiden

Næste møde 4-6-2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 6-3-2018

Bestyrelsesmøde i HF Samvirke den 6-3-2018

Fremmødte Jørgen -Lene Henrik og John

 

John blev valgt som ref. Og dir.

Formanden:

Fremvisning af have 102 er blevet udsat da den skal genvurderes, iflg. forbundet skal den vurderes på ny da en vurdering kun gælder til et salg

Ole vil gerne sige et par ord ved flaghejsning i huset de1-4 kl. 09.00 vi møde ved flagstangen og synger en sang derefter er der morgenmad i huset Henrik sørger for morgenmad og John sørger for pålæg og tilbehør

Evt. en dram hvis vi ikke har i depotet

Jørgen og Henrik tager på havevandring for at tjekke hvor der skal laves asfaltarbejde (stort hul i Begonievej) vi skal også tjekke vej bredden da der er flere steder vor asfalten er forsvundet i vejkanten

De sørger for tilbud fra 2 professionelle firmaer

De 2 problemhaver  har fået brev med besked om at løse deres problemer

John sørger for at der bliver lavet kloakeftersyn

Vandtryksprøvning er blevet udsat i en uge på grund af frosten

Maibritt – Henrik og John holder oprydningsmøde i tanker og sind når det passer alle tre

Madklubben starter op på ny primært med Inger Steiner som primus motor da Kathe er skidmas man vil gerne bede om 1000.- kr. som opstarts kapital, hvordan takler vi den Maibritt

Kontorvagt Henrik tager gerne alle vagter i april md

Arbejdslørdag 17-3-2018 fra 09.00 til 16.00:

Forspil til generalforsamling, Henrik tjekker om formadsportalen virker så vi kan sende 95% af vores invitationer pr mail

Vedtægtsændringer forsøger vi at få gennemført samtidig

Oprydning af øldepot, vi skal tjekke om øllet er for gammelt, evt. sælge det billigt for pantværdi

Humleekspressen kan hjælpe med at bringe øl og vand

Jørgen til Henrik: har vi glemt Per`s bryllup og ja det havde vi åbenbart

Byggeudvalg nye regler:

Fremover SKAL byggeri og ændringer tjekkes af os ved afslutning for at være sikker på at tegninger og byggeri er ens, eller skal rettes til

Næste møde er den 23-4-2018 kl. 17.00

Tjek om der er kommet forslag til generalforsamlingen

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 30-1-2018

Bestyrelsesmøde i H/F Samvirke den 30-1-2018

Vibeke-Klaus-Erling-Jørgen-Maibritt-Carsten-Gert-Henrik-John

Lene var fraværende

 

Dirigent. Erling

Ref. Klaus & John

Vi havde Gert på besøg som lærte os lidt om kloaksystemet i foreningen

John har lovet at fremskaffe en stor A3 oversigt over haveforeningen så vil Gert påføre hvor div. Brønde er så vi fremadrettet kan rense og vedligeholde kloaksystemet. Der ved at være et separat bilag over Gerts foredrag   

Formandens beretning

Vi valgte at udsætte underskrivning af forrige ref. Da der var en uoverensstemmelse om formuleringen

Test af vandet den 10. marts Vandåbning den 25-3-2018

Bod for åbne hovedhaner, hvis hanen sidder i skel vil begge haver få bod på kr. 500,00

Flaghejsning dem ¼ kl. 09,00 og morgenbuffet i huset bagefter

Henrik spørger Ole have 110 og han kan sige et par kloge/sjove ord.

Generalforsamling 29-4-2019

Første kontorvagt 4/4-2018 Henrik tager den første vagt

Op skrivning til venteliste i huset den 3-4-2018 kl. 18,30

Arbejdes lørdag den 17-3-2018 hele dagen

Bestyrelsesmøde 6-3-2018 kl. 17,00

Problemhaver får en skriftlig invitation til møde med os

Klaus -Maibritt og John skal gennemgå ordensregler og vedtægter for evt. oprydning omkring den 13-2-2018

 

Referater fra tidligere år.

Referater fra tidligere år kan udleveres på kontoret spørg bestyrelsen i kontortiden.